Рассмотрим, как в программе 1С: Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК отражать оплаты.
Какие документы используются для отражения оплат
Пример 1. Оплата сначала создается в блоке БП
Пример 2. Оплата сначала создается в блоке ЖКХ
Пример 3. Реестр с детализацией по плательщикам
Пример 4. Реестр общей суммой и отдельный реестр с детализацией по плательщикам - обмен со Сбером
Пример 5. Реестр общей суммой и отдельный реестр с детализацией по плательщикам - другие банки
Пример 6. Реестр общей суммой с комиссией и отдельный реестр с детализацией по плательщикам
В программе в большинстве случаев ведется и бухгалтерский учет, и учет в ЖКХ. Соответственно и оплаты нужно отражать в обоих блоках.
Для бухгалтерского учета для отражения оплат используются документы:
Поступление наличных – в случаях, когда оплата идет в кассу.
Поступление на расчетный счет – когда деньги поступают на банковский счет организации.
Операция по платежной карте – когда идет оплата банковской платежной картой.
Выдача наличных – при возврате оплаты в кассу.
Списание с расчетного счета – при возврате оплаты на банковский счет.
Документы доступны в разделе «Банк и касса».
С помощью этих документов формируются бухгалтерские проводки и погашается задолженность плательщиков ЖКХ в бухгалтерском учете.
Для блока ЖКХ для отражения оплат используется один документ – «Регистрация оплаты» (доступен в разделе «Начисления услуг – Оплата – Регистрация оплаты»). В этом документе есть несколько видов операций:
Этот документ погашает задолженность плательщиков в блоке ЖКХ, бухгалтерские проводки не формирует.
Таким образом, отражать оплаты нужно и в бухгалтерском учете, и в блоке ЖКХ, и делается это разными документами.
В таблице приведем соответствие документов Бухгалтерии предприятия (БП) и ЖКХ.
| Документ БП | Операция в документе «Регистрация оплаты» |
|---|---|
|
Поступление наличных |
Поступление в кассу |
|
Поступление на расчетный счет |
Поступление на банковский счет |
|
Операция по платежной карте |
Поступление с платежной карты |
|
Выдача наличных |
Возврат оплаты из кассы |
|
Списание с расчетного счета |
Возврат оплаты с расчетного счета |
Операция «Поступление из автоматизированных систем приема оплаты» используется, когда нужно сделать взаимозачет между банком или другим оператором платежей и плательщиками ЖКХ, подробнее об этом расскажем далее на примерах.
ВАЖНО:
чтобы не выполнять двойную работу, в программе есть возможности для автоматического переноса оплат из одного блока в другой.
Если оплата сначала отражается в блоке ЖКХ, то в документе «Регистрация оплаты» есть кнопка «Документы оплаты – Отразить оплаты», которая автоматически создаст бухгалтерские документы в соответствии с таблицей выше. Подробно порядок работы с документом «Регистрация оплаты» описан в инструкции.
Если оплата сначала отражается в блоке БП, то для переноса оплат в ЖКХ используется обработка «Формирование оплат на основании платежных документов».
Есть функционал загрузки оплат из реестров почты, банков. В этом случае можно автоматически загрузить и документы БП, и документы ЖКХ. В зависимости от файла с реестром доступен функционал:
Загрузка оплат из Сбера – в программе есть готовые шаблоны реестров, достаточно выбрать тот, который был согласован со Сбером.
Самостоятельная настройка загрузки реестров – используется для загрузки из других систем.
Загрузка оплат из Клиент банка – либо загрузка из файла обработкой «Обмен с банком», либо автоматическая загрузка с помощью сервиса 1С:ДиректБанк. В результате создаются документы «Поступление на расчетный счет».
Сумма оплаты распределяется по услугам в зависимости от настроек учетной политики ЖКХ, настроек в документе «Регистрация оплаты», а также допускается ручное распределение. Подробнее о настройках распределения.
Печатать чеки можно и из бухгалтерских документов, и из документа ЖКХ. Нужно учитывать, что при печати чека из бухгалтерских документов не будет расшифровки по услугам. Поэтому рекомендуем печатать чеки из документа «Регистрация оплаты», в этом случае в чеке будет расшифровка. Подробнее про печать чеков смотрите в инструкции Работа с онлайн-кассами.
Для организаций на УСН бывает необходимо исключить оплаты в качестве дохода для целей расчета налога: либо в полной сумме, либо частично. Как это настроить в программе, смотрите в инструкции Как отразить оплату в Книге учета доходов и расходов (КУДиР).
В программе могут встретиться ситуации, когда при полном погашении задолженности по лицевому счету происходит начисление пени по одной или всем услугам. Это может произойти потому, что оплаты в программе поступают в разрезе услуг и по одной из услуг может образоваться переплата, а по другой задолженность. Для решения этой ситуации используется документ «Зачет авансов по услугам ЖКХ».
Рассмотрим типовые сценарии отражения оплат в программе.
При оплате в кассу документы можно создавать либо в блоке БП, либо в блоке ЖКХ, как удобнее и привычнее.
Создаем документ «Поступление наличных», пробиваем чек и выдаем его плательщику. Повторяем эти действия по каждому плательщику в течение дня.
В конце дня обработкой «Формирование оплат на основании платежных документов» создаем документ «Регистрация оплаты». Документ будет один по всем оплатам за день.
Создаем документ «Регистрация оплаты» с операцией «Поступление в кассу». Пробиваем чек и выдаем его плательщику.
По кнопке «Документы оплаты – Отразить оплаты» создаем документ «Поступление наличных».
Примечание:
если нужно печатать чеки с расшифровкой по услугам, лучше использовать сценарий в примере 2.
При оплате на расчетный счет в организацию отправляются различные реестры. В зависимости от типов реестров могут быть разные сценарии отражения оплаты.
У организации есть реестр формата *txt, название может быть таким kl_to_1c.txt. Примерный вид реестра:
В этом реестре перечислены конкретные плательщики.
Загружаем реестр обработкой «Обмен с банком» – создаются документы «Поступление на расчетный счет» по каждому плательщику и формируются бухгалтерские проводки.
Переносим оплаты в ЖКХ обработкой «Формирование оплат на основании платежных документов» – автоматически создаются документы «Регистрация оплаты».
У организации есть реестр формата *txt, название может быть таким kl_to_1c.txt. Примерный вид реестра:
Жильцы или другие абоненты ЖКХ платят деньги, банк передает файл с общей суммой оплаты в УК и плательщиком в этом файле числится банк. Дополнительно банк в таких случаях передает ещё один файл – реестр оплат, в котором перечислено, какой жилец и сколько оплатил.
Загружаем реестр с общей суммой оплаты обработкой «Обмен с банком» – создается один документ «Поступление на расчетный счет» с контрагентом-банком и формируются бухгалтерские проводки.
Загружаем реестр с расшифровкой по плательщикам обработкой Загрузка реестров оплат из Сбербанка:
В настройках загрузки выбираем нужный шаблон, флажок «Формировать документ Поступление на расчетный счет» не устанавливаем:
В данном случае флаг не ставим, т.к. у нас уже есть проводки по поступлению денег на 51 счет. Если мы создадим документы «Поступление на расчетный счет» по каждому плательщику, то обороты по счету задублируются.
В результате сформируется документ «Регистрация оплаты», в котором оплаты распределятся по лицевым счетам и услугам. По умолчанию вид операции документа будет «Поступление на банковский счет». Но такой вариант не подойдет, т.к. в бухгалтерском учете не закроются взаиморасчеты с жильцами.
Поэтому после автоматического создания документа меняем вид операции на «Поступление из автоматизированных систем приема оплаты».
На закладке «Дополнительно» указываем данные в разделе «Оператор платежей»: оператор – банк, выбираем договор с банком и документ расчета – документ «Поступление на расчетный счет», который ранее был загружен из Клиент банка.
На закладке «Главное» нажимаем «Документы оплаты – Отразить оплаты». В результате автоматически создаются документы «Корректировка долга», в которых формируются проводки по взаимозачету между жильцами и банком.
Пример проводок:
Счета расчетов могут быть другими в зависимости от настроек в базе.
Альтернативный вариант:
можно отменить или удалить документ «Поступление на расчетный счет» по банку, затем при загрузке реестра с расшифровкой установить флаг «Формировать документ Поступление на расчетный счет» – в таком случае автоматически сформируются и документ «Регистрация оплаты», и документы «Поступление на расчетный счет» по каждому плательщику. Корректировка долга не потребуется.
Сценарий похож на пример 4, но вместо Сбера оплаты проходят через другие банки или почту.
Загружаем реестр с общей суммой оплаты обработкой «Обмен с банком» – создается один документ «Поступление на расчетный счет» с контрагентом-банком и формируются бухгалтерские проводки.
Загружаем реестр с расшифровкой по плательщикам обработкой Загрузка реестра платежей:
Предварительно настраиваем формат в зависимости от загружаемого файла.
В настройках загрузки снимаем флаг с создания документа «Поступление на расчетный счет», ставим флаг «Корректировка долга», выбираем контрагента и договор с контрагентом (банк).
В результате сформируется документ «Регистрация оплаты», в котором оплаты распределятся по лицевым счетам и услугам. Вид операции документа автоматически будет «Поступление из автоматизированных систем приема оплаты», также сформируются документы «Корректировка долга» с проводками по взаимозачету между банком и плательщиками.
Как и в примерах с поступлением на расчетный счет, при оплате платежной картой также есть 2 реестра:
С общей суммой оплаты по всем плательщикам.
Реестр с расшифровкой по каждому плательщику.
Загружаем реестр с общей суммой оплаты обработкой «Обмен с банком» – создается один документ «Поступление на расчетный счет» с контрагентом-банком и формируются бухгалтерские проводки. При этом вид операции документа будет «Поступление по платежным картам».
В документе автоматически отражается и комиссия банка. Пример проводок:
Загружаем реестр с расшифровкой по плательщикам обработкой «Загрузка реестров оплат из Сбербанка» (если оплаты через Сбер) или обработкой «Загрузка реестра платежей» (если оплаты через другие банки):
В настройках загрузки флаг создания документов «Поступление на расчетный счет» не устанавливаем. Флаг создания документов «Корректировка долга» в обработке «Загрузка реестра платежей» тоже не ставим.
В результаты сформируется документ «Регистрация оплаты», вид операции по умолчанию «Поступление на банковский счет». Но такой вариант не подойдет, т.к. в бухгалтерском учете не закроются взаиморасчеты с жильцами.
Поэтому меняем вид операции документа на «Поступление с платежной карты» и выбираем Вид оплаты.
На закладке «Главное» нажимаем «Документы оплаты – Отразить оплаты». В результате автоматически создаются документы «Операция по платежной карте».
В документе «Операция по платежной карте» закроются взаиморасчеты по банку и жильцам.
