Меню

Новый механизм рассылки квитанций из формы платежного документа

В программе 1С: Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК, ред. 3.0 реализована возможность рассылки сформированных квитанций на электронную почту лицевых счетов.


Функционал доступен начиная с релиза 3.0.65.3.


Включить/отключить данную функциональность можно в разделе «Главное – Настройки ЖКХ – Функциональность – Платежные документы».

Включение рассылки квитанций

Этапы рассылки квитанций:

Настройка учетной записи

Настройка параметров рассылки

Рассылка квитанций

Стоп-лист рассылки квитанций

Рекомендации по отправке рассылки


Настройка учетной записи

Для рассылки требуется настроить учетную запись электронной почты пользователя в разделе «Администрирование – Органайзер – Почта»:

  1. В учетной записи:

    • указываются адрес почты и пароль учетной записи пользователя;

    • определяется флажками назначение учетной записи (флажки «Для отправки почты», «Для получения почты»);

    • определяется для кого учетная запись «Для всех/Только для меня»;

    • указывается имя отправителя;

    • определяются параметры подключения:

    Настройка подключения учетной записи
  2. Затем настраивается сервер исходящей и входящей почты.


    Примечание:

    • Сервер имеет вид «smtp.’почта’.ru»;

    • Порт справедлив для всех почтовых сервисов.


    Сервер исходящей почты
    Сервер входящей почты
  3. В окне «Дополнительные настройки» указывается наименование учетной записи и длительность ожидания сервера:

    Дополнительные настройки
  4. На следующем шаге происходит проверка настроек:

    Проверка настроек подключения
    Настройка успешно завершена
  5. По кнопке «Перейти к учетной записи» можно открыть созданную учетную запись:

    Открытие созданной учетной записи

Настройка параметров рассылки

Параметры рассылки настраиваются в разделе «Главное – Настройки ЖКХ – ссылка «Параметры рассылки». Основные настройки:

  • «Учетная запись» – выбор учетной записи;

  • «Сохранять квитанции в каталог» – настройка определяет, где будут храниться отправленные квитанции. Например, если выбрать каталог «Указанный пользователем», то отправленные квитанции будут сохраняться в каталоге, указанном в данном поле.


Примечание: если используется клиент-серверный режим работы, то в зависимости от настройки сформированные квитанции при рассылке будут сохраняться в разные каталоги на сервере. Также отмечаем, что при выборе каталога «Указанный пользователем», необходимо знать, есть ли такой каталог на сервере и ввести путь вручную, а не выбирать через диалоговое окно.


Квитанции сохраняются в формате «PDF».

Сохранение квитанций

Примечание: перед отправкой квитанций жильцам, можно выполнить тестовую рассылку, указав адрес получателя в настройках параметров рассылки.

Тестовая рассылка

Рассылка квитанций

Для рассылки платежных документов достаточно после формирования платежного документа нажать на кнопку «Отправить по электронной почте».

Отправить квитанцию по электронной почте

Если необходимо выполнить тестовую рассылку, требуется нажать на кнопку «Настройка рассылки> – Отправить на тестовый e-mail»:

Отправить квитанцию на тестовый e-mail

После выбора вида отправки появится сообщение:

Предупреждение об отправке квитанций
Процесс отправки квитанций

Снизу программы отразится результат отправки:

Результат отправки квитанций

Квитанции будут отправлены на почту жильца:

Письмо с вложенной квитанцией
Прикрепленная к письму квитанция

Также можно просматривать/изменять данные по квитанциям, которые используются при формировании писем для рассылки. Для этого следует нажать на кнопку «Настройка рассылки – Показать данные по квитанциям»:

Данные по квитанциям

Примечание: адрес почты указывается в карточке лицевого счета:

Изменение адреса электронной почты

Если почта не указана в карточке лицевого счета, то отправка произойдет на почту, указанную в карточке ответственного собственника (либо у физического лица, либо у контрагента). Если у ответственного собственника не заполнен адрес, то отправка квитанций для лицевого счета не произойдет.


Стоп-лист рассылки квитанций

В программе можно отключить отправку квитанций по электронной почте для отдельных лицевых счетов, например, если собственник сообщил об отказе получать электронную корреспонденцию. Чтобы отключить отправку квитанций на электронный адрес лицевого счета или его ответственного собственника, такой электронный адрес необходимо добавить в стоп-лист рассылки.


Для добавления адреса электронной почты в стоп-лист необходимо установить соответствующий флажок рядом с полем ввода адреса. Данная возможность доступна в карточках Лицевого счета, Контрагента, Физического лица:

Стоп-лист в лицевом счете
Стоп-лист контрагент
Стоп-лист физлицо

Следует учитывать, что для каждого лицевого счета адрес электронной почты для рассылки квитанций определяется следующим образом:

  1. Если в карточке Лицевого счета заполнен E-mail адрес, то для рассылки используется он.

  2. В противном случае используется E-mail адрес, указанный в карточке ответственного собственника лицевого счета, который может быть контрагентом или физическим лицом.

Полный список включенных в стоп-лист адресов доступен в разделе «Главное – Настройки ЖКХ – Функциональность – Платежные документы»:

Стоп-лист
Полный список стоп-листа

Во время рассылки платежных документов отправка на адреса электронной почты, находящихся в стоп-листе, не производится.


По завершению рассылки пользователю выводится список лицевых счетов, чьи электронные адреса находятся в стоп-листе, а квитанции не были отправлены:

Список адресов в стоп-листе

Рекомендации по отправке рассылки

Перед отправкой писем жильцам рекомендуем отправить тестовые письма на различные почтовые адреса. Также надо убедиться в том, что жильцы ранее не добавили ваши письма в индивидуальный спам-фильтр.


У бесплатных почтовых серверов есть ограничения на количество отправленных писем, например, 200 писем в час.


Нужно учитывать эти ограничения при отправке рассылок. Если вы укажете большое количество лицевых счетов за раз, письма могут не дойти.


Рекомендуем для отправки рассылок использовать корпоративные адреса, обсудить с почтовым провайдером условия отправки писем.


Назад


Материалы по теме: