При работе в программе 1С: Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК может сложиться ситуация, когда при полном погашении задолженности по лицевому счету происходит начисление пени по одной или всем услугам. Это может произойти потому, что оплаты в программе поступают в разрезе услуг и по одной из услуг может образоваться переплата, а по другой задолженность.
Для исправления ситуации, когда по одному лицевому счету одновременно есть переплата по одной услуге и задолженность по другой услуге, используется документ «Зачет авансов по услугам ЖКХ».
Важно: зачет авансов выполняется только между услугами, относящимися к одному договору лицевого счета. Между разными договорами данный документ переплаты не переносит.
В инструкции рассмотрим, почему возникает необходимость переноса переплат между услугами, как настроить автоматический зачет авансов, как работать с документом «Зачет авансов по услугам ЖКХ», проверить распределение и пробить чеки.
Когда используется документ «Зачет авансов по услугам ЖКХ»
Какие переплаты участвуют в зачете
Настройки программы для зачета авансов
Работа с документом «Зачет авансов по услугам ЖКХ»
Как создать документ «Зачет авансов по услугам ЖКХ»
Какие данные заполняются в документе
Распределение переплат на долги
Учет авансов, погашенных начислениями
Что проверить, если зачет авансов не выполняется
Печать чеков из документа «Зачет авансов по услугам ЖКХ»
Переплаты автоматически не погашают задолженность по начислениям за другие услуги и сумма переплаты «зависает» на услуге до момента возникновения долгов по данной конкретной услуге.
Переплаты делятся на:
«Аванс» – суммы авансовых платежей в документе «Регистрация оплаты». Их можно увидеть в колонке «Аванс» в расшифровке платежа:
«Перерасчет» – суммы в погашение долга, образовавшиеся различными корректировками (например, перерасчеты из документа «Корректировка начислений» или сторнирование услуг):
| Вид переплаты | Откуда возникает | Участие в зачете |
|---|---|---|
| Аванс | Документ «Регистрация оплаты» | Может быть направлен на погашение задолженности по другим услугам |
| Перерасчет | «Корректировка начислений», сторнирование | Может быть направлен на погашение задолженности по другим услугам |
| Аванс, погашенный начислением текущего месяца | Аванс был частично или полностью погашен начислением этого же месяца | Погашенная начислением сумма не участвует в переносе на другие долги |
Примечание:
Порядок учета авансов, погашенных начислениями текущего месяца, подробнее рассмотрен далее на примере работы с документом.
Для настройки зачетов авансов выполните действия:
Шаг 1. Включите автоматический зачет.
Перейдите в Учетную политику ЖКХ (меню «Главное → Настройки ЖКХ»)
На вкладке «Зачет аванса» установите флаг «Разрешить перенос авансов с одной услуги на долги по другим услугам»:
Шаг 2. Настройте параметры зачета авансов.
При необходимости можно указать дополнительные настройки зачета авансов:
Задать группы услуг для ограничения распределения авансов – в данной настройке можно указать группы услуг, внутри которых будет производиться перенос авансов, т. е. если услуга входит в одну из групп ограничений, то аванс по данной услуге будет переноситься только на услуги, входящие в заданную группу ограничения:
Примечание:
При ведении раздельного учета услуг капитального ремонта редактирование состава группы услуг для ограничения переноса авансов доступно в «Настройках учета по услугам капремонта»:
Выполнять перенос в рамках одного месяца начисления – если данный флаг установлен, то аванс по услуге будет распределяться по долгам других услуг только в пределах одного месяца начисления. В противном случае распределение будет производиться по всем месяцам задолженности по методу ФИФО.
Разрешить перенос аванса по начислениям на погашение задолженности по пени – если данный флаг установлен, то аванс по начислениям услуг будет распределяться по задолженности начислений и пени. В противном случае аванс на погашение задолженности по пени распределяться не будет.
Документ «Зачет авансов по услугам ЖКХ» создается в конце месяца после поступления оплат и проведения начислений за период.
Примечание:
Если документы «Зачет авансов по услугам ЖКХ» ранее не проводились, то достаточно создать один за последний месяц (не создавая отдельные документы за все прошлые периоды).
Рассмотрим, как работать с документом «Зачет авансов» на примере.
В рассматриваемом примере переплаты по услугам «Антенна», «Холодное водоснабжение» и «Водоотведение» будут направлены на погашение долга по услуге «Отопление».
Исходные данные примера
Предположим, что по лицевому счету л/с №2011067060 в январе начислены услуги на сумму 1655 руб.:
В феврале поступила оплата в размере 3000 руб.:
Начислены услуги за февраль также на сумму 1655 рублей:
В феврале создана корректировка начислений по услуге «Отопление» за январь в размере -100 руб.:
Перейдем в меню «Регламентные операции → Зачет авансов по услугам ЖКХ»
Создадим документ «Зачет авансов по услугам ЖКХ» за февраль: в поле «Объект» выберем рассматриваемый лицевой счет и нажмем «Да»:
Документ автоматически заполнится сведениями о размерах переплат, долгов и зачтенных авансах:
В разделе «Переплаты» выводятся все имеющиеся переплаты в разрезе услуг, видов начисления (начисление или пени) и месяцев:
в колонке «Перерасчет» выводятся суммы, полученные из документов «Корректировка начислений» или в результате сторнирования;
в колонке «Аванс» выводятся суммы, полученные из документов «Регистрация оплаты».
В разделе «Долги» выводится задолженность по услугам в разрезе видов и месяцев начисления.
Распределение переплат на долги на примере услуги «Отопление» производится следующим образом:
| Услуга | Сумма начисления за Январь | Оплаты в Феврале | Сумма начисления за Февраль | Долг/ переплата на конец Февраля | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Всего оплачено | Оплачено долга за Январь | Аванс на февраль | ||||
| Отопление | 1332 | 1668,25 | 1332 | -336,25 | 1332 | 995,75 |
| Антенна | 125 | 461,25 | 125 | -336,25 | 125 | -211,25 |
| Холодное водоснабжение | 114 | 450,25 | 114 | -336,25 | 114 | -222,25 |
| Водоотведение | 84 | 420,25 | 84 | -336,25 | 84 | -252,25 |
| Итого | 1655 | 3000 | 1655 | -1345 | ||
Долг по услуге «Отопление» за Февраль составляет 995,75 руб.
Также в феврале была выполнена уменьшающая сумму долга корректировка (Перерасчет) в размере 100 руб. за Январь.
По услугам «Антенна», «Холодное водоснабжение» и «Водоотведение» имеются переплаты на общую сумму 685,75 руб.
В результате проведения документа производится распределение переплат на долг по услуге «Отопление»:
После проведения документа формируются соответствующие движения по переносу авансов:
Долг по услуге «Отопление» составит 210 руб., что можно увидеть при отражении оплаты в марте:
После проведения документа проверим результат зачета авансов:
переплаты по услугам, с которых выполнялся перенос, уменьшились;
задолженность по услуге, на которую переносились переплаты, уменьшилась;
в документе сформировались движения по переносу авансов;
остаток задолженности соответствует результату выполненного зачета.
В рассматриваемом примере переплаты по услугам «Антенна», «Холодное водоснабжение» и «Водоотведение» были направлены на погашение долга по услуге «Отопление», в результате чего остаток долга по ней составил 210 руб.
Также доступен учет погашенных начислениями авансов: если внесенный аванс погашается в месяц начисления, то такие суммы не используются для распределения переплат на долги. Суммы таких переплат в документе выделены серым цветом и недоступны для редактирования, по ним можно распечатать чеки на зачет авансов.
В нашем примере по лицевому счету л/с №2011067060 по услуге «Антенна»:
После оплаты в феврале образовался аванс в размере 336,25 руб.
В конце месяца выполнено начисление на сумму 125 руб.
Таким образом, начисление частично погасит аванс текущего месяца, и в документе в серых строках отражаются суммы, равные суммам начислений. Аналогично по услугам «Холодное водоснабжение» и «Водоотведение».
По услуге «Отопление» сумма начисления превышает размер аванса, поэтому в документе в серых строках отражается сумма аванса, то есть меньшая из сумм Начисление / Аванс:
Проверьте отсутствие пустых месяцев начисления в движениях по начислениям услуг.
Проверьте наличие договора на обслуживание по лицевому счету.
Запустите «Экспресс-проверку ведения учета» из документа.
При зачете аванса может возникнуть необходимость сформировать кассовый чек на сумму погашения долга за счет ранее внесенного аванса.
Из документа доступна печать чеков на зачет аванса, в том числе по авансам, зачтенным при начислении
Чеки пробиваются по данным колонки «Погашение долга за счет аванса» из раздела «Долги»:
Для пробития чека нажмите на кнопку «Чеки»:
Примечание:
Чеки на зачет аванса нельзя печатать, доступна только отправка:
В чеке отображается сумма погашенных долгов за счет авансов, например, по услуге «Отопление» это 1022 руб. (685,75 + 336,25 = 1022 руб.).
Чеки на оказание услуг можно печатать со стандартными настройками (по умолчанию) или настроить самостоятельно:
При этом можно:
выключить настройку вывода суммы по оказанным услугам и положительной корректировке начислений в чеках и не выводить в колонке «Сумма чека» документа Зачета авансов по услугам ЖКХ.
выключить настройку вывода суммы по услуге добровольного страхования в чеках и не выводить в колонке «Сумма чека» документа «Зачета авансов по услугам ЖКХ».
выключить настройку вывода реквизитов платежа по агентской схеме в чеках, для документов «Зачет авансов по услугам ЖКХ» и «Регистрация оплат».
выключить настройку расчета количества и цены в платежах чека. Если настройка не установлена, то количество выводится как 1. Цена равна сумме начислений.
Статус пробития и отправки чека можно увидеть в самом документе
и в списке документов «Зачет авансов по услугам ЖКХ»:
В результате документ «Зачет авансов по услугам ЖКХ» позволяет перераспределить переплаты между услугами одного договора лицевого счета, уменьшить задолженность по другим услугам, при необходимости учесть пени и сформировать чеки по суммам зачтенного аванса.
