В программе «1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК» документы «Регистрация оплаты» можно формировать автоматически на основании уже созданных платежных документов: «Поступление на расчетный счет», «Поступление наличных», «Операция по платежной карте». Для этого используется обработка «Формирование оплат на основании платежных документов». Это позволяет не создавать документы «Регистрация оплаты» вручную для каждой поступившей оплаты.
В инструкции рассмотрим:
Как сформировать документы «Регистрация оплаты» на основании платежных документов;
Как программа определяет лицевой счет, на который нужно отнести оплату;
Что делать, если лицевой счет не удалось определить автоматически.
Варианты определения лицевого счета
Определение лицевого счета по контрагенту
Определение лицевого счета по назначению платежа
Чтобы автоматически сформировать документы «Регистрация оплаты» на основании банковских, кассовых документов и оплат с платежных карт, выполните следующие действия:
Шаг 1. Создайте платежные документы.
В зависимости от способа поступления оплаты сформируйте один из документов:
«Поступление на расчетный счет» (меню «Банк и касса → Банк → Банковские выписки»)
«Поступление наличных» (меню «Банк и касса → Касса → Кассовые документы»)
«Операция по платежной карте» (меню «Банк и касса → Касса → Операция по платежной карте»)
Шаг 2. Откройте обработку формирования оплат.
Перейдите в меню «Начисления услуг → Сервис» и откройте обработку «Формирование оплат на основании платежных документов».
Шаг 3. Укажите, какие платежные документы нужно обрабатывать
Нажмите кнопку «Настройка».
Отметьте флажками, на основании каких документов программа должна формировать оплаты:
Поступление наличных;
Поступление на расчетный счет;
Операция по платежной карте.
Для каждого документа также можно указать виды операций, которые необходимо обрабатывать.
Шаг 4. Настройте параметры обработки документов оплаты
Укажите организацию, по которой требуется заполнить оплаты;
Укажите период, за который будут обработаны документы оплаты;
При необходимости укажите источник оплаты;
Выберите, как определять лицевой счет. Доступны варианты:
По контрагенту
По назначению платежа.
Подробнее каждый из вариантов рассмотрим ниже.
Выберите, какие оплаты обрабатывать. Настройка отображается только для варианта определения лицевого счета по контрагенту. Доступны варианты:
Учитывать все оплаты – в список попадут все проведенные в выбранный период документы оплаты
Учитывать оплаты только по привязанным к лицевым счетам договорам контрагентов – в список попадут только те оплаты, по которым можно идентифицировать лицевые счета.
Шаг 5. Заполните табличную часть «Документы к загрузке» по кнопке «Заполнить».
В табличную часть будут загружены данные из ранее созданных документов: «Поступление на расчетный счет», «Поступление наличных», «Операция по платежной карте».
Каждую строку можно развернуть и посмотреть лицевые счета, по которым будет сформирован документ «Регистрация оплаты». Для этого нажмите кнопку «Развернуть список» или знак «+».
Если по отдельным лицевым счетам регистрировать оплату не требуется, снимите флажки напротив этих лицевых счетов.
Если в организации ведется раздельный учет капитального ремонта, то в колонке «Распределение на кап.ремонт» для документов «Поступление наличных» и «Операция по платежной карте» будет автоматически установлено распределение «Услуги, кроме капитального ремонта». При необходимости распределение можно изменить вручную:
Для документов «Поступление на расчетный счет» проверяется расчетный счет, указанный в документе, и сравнивается с расчетными счетами, установленными в карточке здания, к которому относится лицевой счет, на вкладке «Обслуживающие организации»:
В зависимости от того, на какой расчетный счет поступила оплата, устанавливается вариант распределения на кап.ремонт, изменить его вручную в обработке нельзя:
Шаг 6. Сформируйте документы «Регистрация оплаты»
Нажмите кнопку «Сформировать».
После формирования в табличной части заполнится колонка «Документ»:
Созданный документ «Регистрация оплаты» можно открыть:
двойным щелчком по нужной строке в колонке «Документ»;
в меню «Начисления услуг → Оплата → Регистрация оплаты».
Для каждого вида платежного документа формируется отдельный документ «Регистрация оплаты».
Перед формированием оплаты важно понимать, каким образом программа определяет лицевой счет, на который должна быть отнесена поступившая сумма. Предусмотрено два варианта:
По контрагенту
По назначению платежа
| Вариант | Для каких документов используется | Как определяется лицевой счет |
|---|---|---|
| По контрагенту | «Поступление на расчетный счет», «Поступление наличных», «Операция по платежной карте» | По контрагенту и договору, указанным в документе оплаты |
| По назначению платежа | Только «Поступление на расчетный счет» | По номеру или идентификатору лицевого счета, указанному в назначении платежа |
Эти два варианта используются по-разному, поэтому рассмотрим каждый из них подробнее.
При варианте поиска «По контрагенту»:
Могут обрабатываться все виды платежных документов: поступление на расчетный счет, поступление наличных, оплата по карте.
Лицевой счет определяется по контрагенту и договору контрагента, которые указаны в документе оплаты.
Чтобы программа смогла автоматически отнести оплату на нужный лицевой счет, плательщик и его договор должны быть указаны в сведениях для взаиморасчетов соответствующего лицевого счета.
При заполнении обработки «Формирование оплат на основании платежных документов» можно выбрать один из вариантов подбора оплат:
все оплаты за выбранный период;
только оплаты, по которым договоры контрагентов привязаны к лицевым счетам.
В первом случае в обработку попадут все проведенные платежные документы за выбранный период, во втором - будут отобраны только те документы, по которым программа может определить лицевой счет.
Если в платежном документе указан плательщик, у которого нет открытых лицевых счетов, такой документ попадет в список документов с ошибками.
В этом случае:
Вручную укажите лицевой счет, на который нужно распределить оплату.
Нажмите кнопку «Принять изменения»:
Сформируйте документ «Регистрация оплаты».
Таким образом, даже если программа не смогла определить лицевой счет автоматически, оплату можно привязать к нужному лицевому счету вручную.
Вариант поиска «По назначению платежа» применяется только для документов «Поступление на расчетный счет».
При таком варианте программа определяет лицевой счет по номеру или идентификатору лицевого счета, указанному в назначении платежа.
Если в назначении платежа указано несколько лицевых счетов
В одном платежном документе могут быть указаны суммы сразу по нескольким лицевым счетам. Например, такая ситуация возможна, если одному собственнику принадлежит несколько квартир. Номера лицевых счетов в назначении платежа могут быть указаны через запятую:
В этом случае при формировании оплаты поступившая сумма распределяется между всеми указанными лицевыми счетами пропорционально задолженности на конец периода, выбранного в обработке:
Если в назначении платежа есть дополнительный текст
В назначении платежа вместе с номером лицевого счета может присутствовать дополнительный текст, например: «Оплата за …»
При определении лицевого счета программа отсекает текст, расположенный до номера лицевого счета, включая обозначения вида «л/с №». При этом в обработке «Формирование оплат на основании платежных документов» отдельные слова из назначения платежа могут отображаться отдельными строками.
На распределение оплаты это не влияет: сумма будет отнесена на лицевой счет в соответствии с указанным в назначении платежа номером или идентификатором.
В результате с помощью обработки «Формирование оплат на основании платежных документов» можно автоматически создать документы «Регистрация оплаты» на основании поступлений на расчетный счет, наличных оплат и операций по платежным картам.
Лицевой счет для распределения оплаты может определяться по контрагенту и его договору либо, для документов «Поступление на расчетный счет», по номеру или идентификатору лицевого счета в назначении платежа. Если лицевой счет не удалось определить автоматически, его можно указать вручную перед формированием документа.
