Рассмотрим, как в программе 1С: Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК можно использовать различные варианты отчетов.
Использование вариантов отчета
Использование оформления по условию в дополнительных настройках
Вывод дополнительных данных в дополнительных настройках
У некоторых отчетов уже есть готовые варианты. Варианты могут отличаться друг от друга набором выводимых данных, самой структурой отчета. Выбор вариантов доступен по кнопке «Еще», расположенной в шапке отчета.
Например, в «Отчете по начислениям и долгам» есть вариант отчета, который позволяет выводить данные по начислениям и оплате пени в отдельной колонке.
Можно создать свой вариант и сохранить его. Чтобы сохранить настроенный вариант нажимаем: Еще – Сохранить вариант. Чтобы выбрать стандартный вариант: Еще – Выбрать вариант – и выбрать «Основной» вариант.
Функция позволяет хранить готовые настройки отчета, чтобы в следующий раз повторно его не настраивать.
Например: Обратился абонент с вопросом, были ли учтена его оплата, сумму оплаты он знает. В отчете «История оплат по видам платежей» настроили поиск и выделение строки с оплатой на определенную сумму и определили, была ли разнесена оплата с такой суммой и на какой лицевой счет, если да. Есть смысл такой вариант сохранить, чтобы в аналогичной ситуации повторно не настраивать условное форматирование, а только изменить сумму оплаты, которая должна быть выделена в общей табличной части отчета.
Также можно сохранить вариант настроек в XML формате, через настройку «Изменить вариант». При последующем использовании такого формата отчета нужно будет загрузить выгруженный формат обратно.
Отборы можно делать в шапке отчета и в его настройках.
Отборы в шапке отчета могут включать в себя отборы по периоду, услугам и т.п.
Отборы в настройках. Сами настройки можно выводить или скрывать по соответствующей кнопке. Отборы доступны на вкладке «Основные настройки». Могут включать в себя отбор по тем данным, которые в отчете выводятся или можно дополнительно вывести. Добавляются отборы по кнопке «Добавить». Чтобы отбор действовал, в левой части строки с настроенным отбором необходимо поставить «флажок».
Например, в «Отчете по пользованию услугами» доступны отборы по зданию, лицевому счету, услуге, типу распределения. На скриншоте включен отбор по лицевому счету. В отчете можно увидеть, какие по этому лицевому счету в выбранном периоде суммы начисления, по каким видам услуг, а также какой объем (площадь, объем по нормативу или расходу по счетчику – зависит от того, как выполняется расчет по услуге) был взят для расчета.
В настройках отчета есть вкладка «Дополнительные настройки». В ней доступна настройка условного оформления. Ее можно использовать, чтобы в выводимом отчете выделять те или иные данные, которые соответствуют выбранному условию.
Пример: в отчете «История оплат по видам платежей» настроить поиск и выделение строки с оплатой на определенную сумму, чтобы выяснить, была ли разнесена оплата на определенную сумму, а если да, то на какой лицевой счет (например, есть подозрение, что оплата была разнесена, но на неправильный лицевой счет).
Добавляем по кнопке «добавить» новую настройку оформления и на разных вкладках настраиваем, каким должно быть выделение, при каких условиях.
Вкладка «Оформление» – выбираем что именно будет выделяться: текст, фон, границы полей... В примере – выделяется фон полей желтым цветом.
Вкладка «Условие» – выбираем, при каком условии будет действовать оформление. В примере, если сумма оплаты равна 900 руб. При этом не обязательно выбирать строго только одно условие. Если бы мы не знали точно сумму, то могли бы добавить несколько условий, например, что оплата должна быть больше 850, но меньше 1000,000
Вкладка «Оформляемые поля» – выбираем какие поля будут выделяться в соответствии с настройкой на вкладке «Оформление». В нашем примере будут выделяться период, лицевой счет, сумма платежа, т.е. вся строка.
Вкладка «Дополнительно» – позволяет настроить выделение не только строк с определенными данными, но и дополнительных – например, итоговых сумм, если будет выполнено условие оформления. В данном примере не настраиваем.
В результате формирования отчета с таким условным оформлением, мы можем увидеть все подходящие оплаты, они будут выделены в отчете в соответствии с настройкой. При этом важно понимать, что выделенные данные никак не смещаются в отчете, а находятся в списке на тех же местах, где находились бы при отсутствии настройки условного оформления. Поэтому, чтобы найти все выделенные данные необходимо просматривать весь сформированный отчет.
У многих отчетов доступна возможность отображения не только тех данных, что есть в отчете по умолчанию, но и дополнительных данных. Добавлять дополнительные данные к выводу в отчете можно на вкладке «Дополнительные настройки».
Например, в отчете по лицевым счетам можно вывести данные по площади помещений, к которым лицевой счет относится, ответственному, даты открытия и т.д.
Если сформирован отчет со сложной структурой, когда есть несколько уровней вложенности, то можно свернуть весь отчет до любого уровня структуры. Для этого в сформированном отчете нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по пустому пространству слева вверху и выбрать «Уровни группировок». Количество доступных уровней зависит от отчета.
Например. В отчете по начислениям и долгам 5 уровней. Если выбрать третий уровень, то отчет свернется и будет показывать данные в разрезе месяцев, входящих в периоды отбора – какие были суммы начислений, оплат и т.д.
Если выбрать четвертый уровень, то по каждому месяцу периода отбора будут показываться данные по каждому месяцу задолженности: за какие периоды в нем были задолженности, начисления, корректировки и оплаты.
Например, на скриншоте ниже видно, что в октябре 2019 г по выбранному лицевому счету есть задолженность с сентября, но пени не были начислены. А в ноябре сумма задолженности изменилась и было начисление пени.
