+ 7 (495) 777-25-43 otr@rarus.ru
Меню
Документы управляющей компании

Документы управляющей компании


1. Протокол общего собрания учредителей о создании УК

2. Устав

3. Учредительный договор

4. Лицензия

5. Аттестация руководителя ЖКХ

6. Договоры

7. Техническая документация

8. А что по ТСЖ?

9. Как работать с документами УК при помощи программ 1С-Рарус для ЖКХ



Управляющей организации необходимо иметь документы:

  1. Протокол общего собрания учредителей об учреждении УК.

  2. Устав.

  3. Учредительный договор.

  4. Лицензия.

  5. Аттестаты руководящего состава.

  6. Договоры.

  7. Техническая документация.

Также среди документов УК квитанции на оплату жилищно-коммунальных услуг. 

Некоторые формы документов, договоров, должностных инструкций вы можете посмотреть и скачать в этом разделе.


Протокол общего собрания учредителей о создании УК

На первом заседании учредителей принимается решение о создании юридического лица и решаются все необходимые вопросы для начала работы УК. 


Этапы проведения собрания учредителей:

  1. Регистрация участников. Если кого-то из учредителей замещают, этот человек должен иметь доверенность.

  2. Открытие собрания. Открывает его председатель совета директоров или тот, кто инициировал проведение внеочередного собрания.

  3. Избрание председателя собрания. Выбирается большинством голосов.

  4. Утверждение регламента проведения собрания.

  5. Выполнение регламента по пунктам.

  6. Ведение протокола собрания – в течение всего собрания записываются принятые решения.

  7. Отправка копий протокола собрания всем участникам. Нужно выполнить в течение 10 дней. Оригинал протокола общего собрания хранится в УК.

Протокол по результатам собрания учредителей при создании управляющей компании должен содержать:

  • паспортные данные председателя и секретаря собрания;

  • название управляющей компании;

  • адрес управляющей компании;

  • размер и способ формирования (создание новой, реорганизация, слияние и т.д.) управляющей компании;

  • сведения о генеральном директоре УК;

  • данные о том, кто будет заниматься государственной регистрацией УК.

Протоколы общих собраний собственников

Что касается протоколов общих собраний собственников, они в УК не хранятся. Управляющая организация может делать для себя копии.

Согласно 1 части статьи 146 Жилищного кодекса, оригиналы протоколов общих собраний собственников и решений, принятых на собраниях, передаются сперва в управляющую организацию. Их предоставляет тот, кто был инициатором собрания. Срок для передачи протоколов – 10 дней с даты собрания.


А уже потом эти оригиналы управляющая компания передает в орган государственного жилищного надзора, где они хранятся 3 года.


Копии протоколов и решений инициатор проведения собрания отправляет в соответствующие органы (например, в ресурсоснабжающую организацию или региональному оператору по обращению с твердыми коммунальными отходами).

Устав

Скачайте образцы уставов:

устав ТСЖ,

устав ТСН,

устав управляющей компании.


Управляющие организации должны быть оформлены как юридические лица. Для подтверждения статуса юридического лица у организации должны быть специальные документы, один из них – устав (Гражданский кодекс).


Без устава юридическое лицо не сможет пройти регистрацию в Федеральной налоговой службе.


В уставе управляющей организации указывается: 

  • Тип деятельности – организация, которая управляет общедомовым имуществом. Цель такого управления – обеспечить безопасное, комфортное использование имущества жителями.

  • На основании каких законов организация будет осуществлять свою деятельность.

  • Основания для возникновения имущественного фонда. Имуществом считаются материалы и объекты имущественного комплекса, которые позволят поддерживать должное эксплуатационное состояние общедомового имущества.

  • Источники финансирования с указанием, откуда и в каком объеме будут поступать деньги. Оплата услуг УК в уставе не прописывается.


Обязательные разделы устава управляющей организации:

  1. Общие положения. Содержит:

    • полное наименование организации;

    • место создания;

    • срок действия организации.

  2. Цели и предмет деятельности:

    • для чего создано юридическое лицо (цели);

    • какие виды деятельности будут осуществляться для достижения целей.

  3. Права и обязанности УК.

  4. Порядок принятия в свое управление имущества нового многоквартирного дома – для управляющих компаний.
    Порядок вступления и выхода из товарищества – для ТСЖ.

  5. Имущественный комплекс и порядок финансирования. Определяет основания получения денег для функционирования УК.

  6. Права собственников помещений дома:

    • перечисление прав;

    • период, в который возникли эти права;

    • на основании каких документов юридически закреплено возникновение этих прав.

  7. Обязанности и ответственность за их нарушение для собственников помещений дома. Указываются правовые нормы, на основе которых прописывается ответственность.

  8. Формирование органов управления, права функционирования такого правления.

  9. Отдельный раздел про руководителя управляющей организации:

    • ответственность руководителя;

    • описываются все вопросы по осуществлению его деятельности;

    • правила назначения руководителя.

  10. Порядок ликвидации и реорганизации УК.

Обратите на устав особое внимание и оформите его в строгом соответствии с действующим законодательством. От него зависит юридическая регистрация, которая разрешает законное функционирование организации.


Еще один устав, который может иметься в управляющей компании, – Устав Совета многоквартирного дома. Он содержит:

  • условия, периодичность и порядок выборов членов совета, требования к кандидатам;

  • права и полномочия членов совета;

  • меры, которые совет может применять без поднятия вопроса на общем собрании;

  • полномочия председателя и периодичность предоставления отчетности о его работе;

  • условия и размер выплаты вознаграждений членам совета (при наличии);

  • порядок лишения полномочий, условия проведения внеочередных выборов и изменения состава совета без переизбрания.

Устав Совета утверждается на общем собрании собственников.



Учредительный договор

Учредительный договор в простой письменной форме заключают учредители при создании юридического лица. Учредительный договор подлежит государственной регистрации.


Стороны учредительного договора:

  • учредители – те, кто принимает непосредственное участие в деятельности управляющей компании, а также вкладывают свое имущество.

  • участники – те, кто участвуют в деятельности УК только своим имуществом.

Сторонами договора могут быть граждане и юридические лица.


Предмет договора: отношения по созданию юридического лица (управляющей организации).


Учредительный договор содержит:

  • обязательства создать юридическое лицо (управляющую компанию);

  • указание организационно-правовой формы (ООО – общество с ограниченной ответственностью, АО – акционерное общество, НКО – некоммерческая организация);

  • порядок совместной деятельности по созданию УК;

  • условия передачи собственного имущества созданному юрлицу;

  • участие в деятельности новой управляющей организации;

  • как будут распределяться между участниками прибыль и убытки;

  • процессы управления деятельностью УК;

  • процедура выхода учредителей из состава.


Признаки учредительного договора:

  • Направлен на создание юридических лиц.

  • Как только юрлицо зарегистрировано, учредительный договор устанавливает правовую связь:

    • между теми, кто его подписал;

    • каждого из подписавших с созданной управляющей компанией.

  • Описывает вклады учредителей в УК.


Лицензия

Управляющая компания обязана иметь лицензию.

Лицензии на управление и обслуживание многоквартирного дома выдаются при взаимодействии Государственного жилищного надзора субъекта РФ и Лицензионной комиссии региона по управлению многоквартирными домами. Заявление и документы на лицензирование подаются в Госжилнадзор.


Отказать в лицензировании управляющей компании могут, если:

  • кто-то из руководящего состава имеет неснятую (непогашенную) судимость за экономические преступления, особо тяжкие, тяжкие, средней тяжести преступления;

  • руководитель не сдал квалификационный экзамен и не имеет аттестата;

  • директор числится в реестре дисквалифицированных лиц;

  • компания не выполняла предписания от органов госнадзора (проигнорировано три и более предписания в течение года);

  • у компании заграничная регистрация.

Для лицензирования УК не требуется определенного количества сотрудников с опытом или образованием.

После получения лицензии сведения о компании поступают в региональные и общефедеральные реестры. В лицензии указывается, какие дома находятся в управлении компании. Если после получения лицензии УК берет в управление дополнительные дома, заново получать лицензию не нужно. Достаточно внести изменения при помощи приложения к лицензии. Система лицензирования контролируется Минрегионом.


Этапы получения лицензии:

  1. Подготовка документов для Госжилнадзора:

    • справка о регистрации;

    • справка об отсутствии судимости;

    • выписки из реестров;

    • квитанция об уплате госпошлины;

    • копии квалификационных аттестатов;

    • список домов, которые будут в управлении УК;

    • и другие.

  2. Сдача экзамена должностными лицами, входящими в руководящий состав УК.

  3. Подача заявления и документов в Госжилнадзор.

  4. Лицензирование.

Процесс лицензирования занимает примерно 35-45 дней.


Как УК получить лицензию

Процесс лицензирования управляющей компании


Аттестация руководителя ЖКХ

Помимо лицензии управляющей компании необходимо иметь аттестат о квалификации должностных лиц. Он выдается сроком на 5 лет. Для этого нужно сдать квалификационный экзамен (202 статья Жилищного кодекса).


Пока ни в одном законе не содержится четкая формулировка, что аттестация нужна только лишь для руководителя компании. Для руководителя она обязательна, без нее управляющая компания не получит лицензию. Остальному руководящему составу также можно пройти аттестацию.


Аттестацию могут получить:

  • директор/генеральный директор,

  • заместители директора,

  • представители директора,

  • в крупной компании – начальники по участкам, группам домов.


На этапе подачи документов на получение аттестата они будут называться «претенденты/соискатели».


Требования к претендентам на аттестат:

  • Нет судимости (непогашенной и неснятой) по преступлениям:

    • экономическим;

    • средней, тяжкой и особо тяжкой степени.

  • Претендент не должен находится в списке дисквалифицированных лиц в государственном реестре.

Образование, квалификация, специальность роли при аттестации не играет.


Квалификационный экзамен ЖКХ сдается по строгим правилам. Процедура аттестации описана в приказе Министерства строительства и ЖКХ России №789 5 декабря 2014 года, издан на основании Постановления Правительства 1110:

  1. Экзамен принимает лицензионная комиссия, сформированная в каждом субъекте РФ.

  2. Претенденты подают заявления о допуске.

  3. Проводится проверка каждого заявителя (есть ли судимость или дисквалификация). Для этого в течение 3х дней после получения заявления направляется запрос в Госжилнадзор. Госжилнадзор дает ответ на запрос в течение 10 дней.

  4. Принимается решение о допуске или недопуске к экзамену. 

  5. Решение отправляют соискателям в течение 15 дней, но не позднее, чем за 5 дней до экзамена. Вместе с положительным решением направляют сведения о месте и времени проведения экзамена. Также напоминают о необходимости взять с собой паспорт.

  6. Секретарь комиссии регистрирует участников аттестации и присваивает им индивидуальные номера

  7. Происходит экзамен в форме тестирования на компьютерах.

  8. По итогам экзамена составляется протокол комиссии.

  9. Результаты претенденты получат в течение 5 дней.

Условия сдачи экзамена ЖКХ для руководителей:

  • Экзамен бесплатный.

  • Длится 2 часа.

  • Нужно ответить на 100 вопросов (попадаются в случайном порядке из 200 разработанных). Список вопросов содержится в приложении 4 к 789-ому приказу Минстроя России.

  • На вопросы нужно отвечать в текущем порядке. Нельзя пропустить или перейти к определенному вопросу.

  • В каждом вопросе один правильный ответ.

  • Правильный ответ оценивается в 2 балла.

  • Успешная сдача – верные ответы на 86 и более вопросов.


Аттестат по итогам экзамена бесплатно выдает отделение Госжилнадзора на 5 лет.


Договоры

Обязательность для управляющей организации: обязательны

Что содержит: права, обязанности, ответственность сторон, заключивших договор

Кем регулируется, какими законами: Жилищный кодекс, отдельные законодательные акты (постановления, федеральные законы)


Подробнее о видах договоров, которые заключает управляющая организация, читайте здесь.


Техническая документация

Работа с технической документацией регламентируется законами:

  • Жилищный кодекс:

    • часть 3.1 статьи 161, 

    • часть 10 статьи 162, 

    • часть 1 статьи 200.

  • постановлением Правительства № 416, Правила осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами – прописан порядок приёма и передачи (пункт 4; глава V).

  • Постановление Правительства РФ № 491, Правила содержания общего имущества в многоквартирном доме (п. 24 и 26) – содержат список документов технической документации.


К технической документации многоквартирного дома относятся:

  • Технический паспорт дома. Обновляется каждые пять лет после инвентаризации.

  • Инструкция по эксплуатации дома.

  • Списки собственников, нанимателей и арендаторов. Постоянно актуализируются.

  • Выписка из Росреестра.

  • Проектная документация.

  • Документы на счетчики.

  • Сметы и описи работ.

  • Документы о приёмке результатов работ.

  • Акты осмотра, проверки состояния.

  • Акты проверок и паспорта готовности к отопительному периоду.

  • Кадастровый и градостроительный планы земельного участка.

  • Документы о действии сервитута (право ограниченного пользования чужим объектом недвижимого имущества) или другого обременения. Есть там, где действует обременение.

  • Договоры об использовании общего имущества МКД. Есть в тех домах, где используют общее имущество.

  • Решения и протоколы общих собраний собственников.

  • Иные документы. Решение о вхождении документа в состав техдокументации принимают на общем собрании большинством голосов.


Техническую документацию управляющая компания получает от:

  1. застройщика, если дом новый;  

  2. прежней управляющей организации, если дом сменил ее;

  3. собственников, если дом находился в непосредственном управлении у собственников (от ТСЖ, ТСН).

Если какие-то документы отсутствуют, их нужно восстановить.


Некоторые документы из числа техдокументации нужно обновлять согласно Стандартам управления многоквартирным домом, введенным Постановлением Правительства РФ №416:

  • данные о собственниках и нанимателях помещений дома, 

  • информация о лицах, использующих общее имущество на основании договоров,

  • технический паспорт дома (обновляется раз в пять лет после инвентаризации),

  • выписка из Росреестра.


А что по ТСЖ?

Товариществу собственников жилья необходимо иметь документы:

  • Устав.

  • Протокол общего собрания собственников о создании товарищества.

  • Протокол счетной комиссии о подсчете голосов при создании ТСЖ на собрании жильцов.

  • Решение о создании ТСЖ, вынесенное на общем собрании.

  • Свидетельство о внесении в единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ).

  • Свидетельство на право использования земельного участка, на котором стоит дом.

  • Справки о постановке на учет в:

    • фонд обязательного медстрахования, 

    • Фонд соцстрахования,

    • Пенсионный фонд,

    • налоговую инспекцию.

  • Справка из Государственного комитета статистики о присвоении кодов ОКПО, ОКОПФ или ОКАТО.

  • Банковская справка с реквизитами расчетного счета.

ТСЖ имеет печать, которой заверяют всю документацию, протоколы, журналы. Документы подписаны председателем правления, прошиты и пронумерованы.


Необходима для ТСЖ и внутренняя документация:

  • список тех, кто входит и не входит в ТСЖ;

  • договора с каждым членом ТСЖ на оказание услуг;

  • штатное расписание ТСЖ;

  • лицевые счета владельцев квартир;

  • бухгалтерская документация для ведения деятельности.


Также обратите внимание на наличие техдокументации:

  • акт государственной комиссии по приемке здания в эксплуатацию;

  • техпаспорт (обновляется 1 раз в 5 лет);

  • паспорт домовладения;

  • свидетельства:

    • о внесении в реестр собственности;

    • на право собственности на нежилые помещения МКД;

  • экспликации;

  • поэтажные планы здания;

  • графики эксплуатационной ответственности и балансовой принадлежности по ресурсам;

  • договор на аренду земельного участка, который оформлен в местном регулирующем органе власти.


Квитанции тоже относятся к документации. Они могут быть направлены на оплату:

  • коммунальных услуг – содержат сумму и сроки оплаты;

  • паркинга – за содержание машиноместа на парковке (чаще встречается в новых домах);

  • охранных услуг (частного охранного предприятия или консьержа);

  • членского взноса ТСЖ – для собственника при вступлении в товарищество;

  • целевых взносов для решения вопросов по управлению домом.

Квитанциями занимается бухгалтер. Работу бухгалтера можно автоматизировать при помощи программ для сферы ЖКХ.


Как работать с документами УК при помощи программ 1С-Рарус для ЖКХ

На базе документов, перечисленных в статье, строится большая часть работы управляющей компании. Часть данных из документации можно занести в программы, чтобы облегчить поиск информации и не потерять ее.


Например, в программе 1С-Рарус для ЖКХ хранится множество информации об управляемых домах (адреса, количество этажей и подъездов, типы помещений и собственности и прочее), а также договоры управления домами и отчеты по зданиям и помещениям.


В программе начисляются оплаты, печатаются квитанции, реализуются перерасчеты, формируются и хранятся отчеты.


Управляющие компании обязаны раскрывать информацию в ГИС ЖКХ:

  • о многоквартирных домах и жилых домах;

  • о лицевых счетах;

  • платежные документы;

  • сведения об оплатах;

  • о приборах учета, показания приборов учета и другие.

Эти данные управляющие организации также получают из документации, перечисленной в статье. 


Затем ее нужно корректно и вовремя передать в ГИС ЖКХ. Для этого в программе 1С: Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК реализован обмен при помощи промежуточных файлов. Для выгрузки информации в программе используется форма «Обмен данными с ГИС ЖКХ».


В программе реализован паспортный стол – в нем можно формировать справки и статистические формы. Можно подключить сервис для электронного документооборота (подробнее) и сервис для сдачи отчетности онлайн (подробнее).


Эти функции значительно упрощают работу бухгалтера с документооборотом.



Дата обновления материала: март 2020.


Вам также может быть интересно: Договоры управляющей компании
Обязанности управляющей компании ЖКХ
Обязанности товарищества собственников жилья
Аварийные ситуации в многоквартирном доме



Дополнительные продукты ЖКХ: