1. Бумажный и электронный учет заявок
2. Типы заявлений в управляющую компанию
3. Способы подать заявку в аварийно-диспетчерскую службу
4. Учет заявок через аварийно-диспетчерскую службу в 1С: Сайт ЖКХ
4.1 Возможности сайта по работе с заявками
4.2 Доступ к системе аварийно-диспетчерской службы для жильцов
Житель оставляет заявки в управляющую компанию (УК) о проблемах с водоотведением или отоплением, неисправной сантехнике или неработающем освещении в подъезде. Управляющая организация должна сразу зафиксировать информацию по требованию жильца и запланировать соответствующие работы.
Для компании важно владеть информацией о входящих обращениях и давать оценку результативности работы по заявкам. Это нужно для улучшения качества обслуживания жильцов и повышения лояльности к управляющей организации.
Заявки жильцов обрабатывают работники коммунальной организации. Обработка происходит через бумажный журнал заявок или через программное обеспечение, например, встроенную систему аварийно-диспетчерской службы в программе 1С ЖКХ.
Ведение бумажного журнала учета заявок отнимает время и требует дополнительных ресурсов.
Поиск информации на носителях, которые ведутся вручную, занимает больше времени. Как следствие, компания теряет клиентов и деньги.
Программа учета заявок освобождает от непродуктивной работы, давая возможность обработать большее количество обращений.
Преимущества электронного учета:
Заявки регистрируются и хранятся в электронном журнале.
Управляющая компания видит всю информацию по заявкам:
дата и время создания,
адрес и контакты обратившегося жильца,
предполагаемые сроки исполнения заявки,
кто назначен исполнителем,
статус.
Быстрый поиск нужной заявки.
Быстрое создание новой заявки.
Формирование аналитических отчетов.
Экспорт и печать стандартного бумажного журнала, который удобно предоставить жильцам и проверяющим органам. Создается на основе заявок, занесенных в программу.
Переход на электронный учет заявок поможет руководителям повысить эффективность управления жилым фондом, увеличить производительность работы исполнителей, оперативно анализировать информацию по заявкам и повысить лояльность жителей.
Правовые отношения собственников с управляющей компанией закреплены договором, который заключается в двустороннем порядке (Постановление правительства № 491).
Подать заявление в управляющую компанию можно по волнующим вопросам:
Качество услуг. Согласно договору управляющая компания обязана обеспечивать содержание и ремонт подотчетного имущества, а также предоставлять услуги владельцам квартир. Если горячая вода недостаточно горяча и отопление не греет, в подъезде грязно и забит мусоропровод, владелец вправе требовать исправить это.
Неисправное техническое оборудование. Сюда относят неработающие лифты и батареи в подъездах, текущие краны. Неисправности УК обязана замечать и устранять в сроки, прописанные в постановлении Госстроя РФ №170.
Информирование о работе управляющей организации. Управляющие компании оказывают услуги жителям домов. Потребители хотят быть в курсе деталей работы организации. Порядок раскрытия информации о действиях УК закреплен законодательством (Постановление Правительства РФ №731).
Ремонт здания. УК обязана вовремя организовывать капитальный и косметический ремонт дома. Поводом для заявки будут текущие крыши, аварийное состояние подъезда, разбитые окна (Статьи 39 и 156 Жилищного Кодекса РФ).
Контроль за внутриквартирным оборудованием. Управляющая компания контролирует состояние технического оборудования, которое находится в квартирах: проверяет счетчики воды и газа.
Перерасчет платы за оказанные услуги. Перерасчет за оказанные услуги происходит в двух случаях:
услуги не соответствуют нормам;
владелец отсутствовал по месту регистрации больше 5 полных календарных дней подряд.
Во втором случае нужно подтвердить отсутствие владельца документально и обратиться с заявлением об уменьшении оплаты за услуги (Постановление Правительства РФ №354).
Есть три способа подачи заявки:
Способ 1. Позвонить по телефону
Позвонить по многоканальному телефону единой диспетчерской службы региона и оставить заявку. Заявка будет передана исполнителю, который свяжется для определения деталей работы.
Способ 2. Через мобильное приложение
Управляющая организация использует мобильное приложение «ЖКХ: Личный кабинет», которое скачивают жители. Из приложения заявки передаются в несколько кликов. Подробнее
Способ 3. Через личный кабинет на сайте
Жителям нужно зарегистрироваться в личном кабинете на сайте ЖКХ. В дальнейшем подавать заявки можно через личный кабинет.
Система аварийно-диспетчерской службы в 1С: Сайт ЖКХ поможет управляющим компаниям поддерживать взаимодействие с жителями, повышать качество выполнения услуг и экономить время.
регистрация заявок от жителей на проведение работ;
разделение по категориям, типам работ, статусам;
распределение, передача запросов на исполнение;
определение сроков выполнения работ;
назначение исполнителей;
контроль за исполнением;
оповещения жильцам при помощи:
sms;
e-mail;
составление нарядов заказов;
списание материалов по итогу работ;
фильтрация заявок по адресу, периоду и прочим параметрам;
учет времени проведения работ;
планирование работ и количества расходного материала;
составление отчетов:
по заявкам;
по работе сотрудников;
по расходу материалов.
Жителю удобнее подать заявку из личного кабинета Сайта ЖКХ, не приходя лично в офис управляющей организации или не дожидаясь соединения с диспетчером по телефону. Это не займет много времени.
Вы узнали, какие есть способы для учета заявок при управлении жилым фондом. Чтобы было легче работать с заявками жителей, выбирайте автоматизированные методы.
Дата обновления материала: июль 2019.
Вам также может быть интересно: Личный кабинет для жильцов
Как побудить жителей вовремя оплачивать услуги ЖКХ
Программа расчетов ЖКХ
