Меню
Как вести учет заявок в ЖКХ

Как вести учет заявок в ЖКХ


1. Бумажный и электронный учет заявок

2. Типы заявлений в управляющую компанию

3. Способы подать заявку в аварийно-диспетчерскую службу

4. Учет заявок через аварийно-диспетчерскую службу в 1С: Сайт ЖКХ

4.1 Возможности сайта по работе с заявками

4.2 Доступ к системе аварийно-диспетчерской службы для жильцов


Житель оставляет заявки в управляющую компанию (УК) о проблемах с водоотведением или отоплением, неисправной сантехнике или неработающем освещении в подъезде. Управляющая организация должна сразу зафиксировать информацию по требованию жильца и запланировать соответствующие работы. 


Для компании важно владеть информацией о входящих обращениях и давать оценку результативности работы по заявкам. Это нужно для улучшения качества обслуживания жильцов и повышения лояльности к управляющей организации.

Бумажный и электронный учет заявок

Заявки жильцов обрабатывают работники коммунальной организации. Обработка происходит через бумажный журнал заявок или через программное обеспечение, например, встроенную систему аварийно-диспетчерской службы в программе 1С ЖКХ.


Ведение бумажного журнала учета заявок отнимает время и требует дополнительных ресурсов. 

Поиск информации на носителях, которые ведутся вручную, занимает больше времени. Как следствие, компания теряет клиентов и деньги.

Программа учета заявок освобождает от непродуктивной работы, давая возможность обработать большее количество обращений.


Преимущества электронного учета:

  • Заявки регистрируются и хранятся в электронном журнале.

  • Управляющая компания видит всю информацию по заявкам: 

    • дата и время создания,

    • адрес и контакты обратившегося жильца,

    • предполагаемые сроки исполнения заявки,

    • кто назначен исполнителем,

    • статус.

  • Быстрый поиск нужной заявки.

  • Быстрое создание новой заявки.

  • Формирование аналитических отчетов.

  • Экспорт и печать стандартного бумажного журнала, который удобно предоставить жильцам и проверяющим органам. Создается на основе заявок, занесенных в программу.

Учитывайте заявки от жильцов в программе 1С-Рарус

Переход на электронный учет заявок поможет руководителям повысить эффективность управления жилым фондом, увеличить производительность работы исполнителей, оперативно анализировать информацию по заявкам и повысить лояльность жителей.

Типы заявлений в управляющую компанию

Правовые отношения собственников с управляющей компанией закреплены договором, который заключается в двустороннем порядке (Постановление правительства № 491).

Подать заявление в управляющую компанию можно по волнующим вопросам:

  • Качество услуг. Согласно договору управляющая компания обязана обеспечивать содержание и ремонт подотчетного имущества, а также предоставлять услуги владельцам квартир. Если горячая вода недостаточно горяча и отопление не греет, в подъезде грязно и забит мусоропровод, владелец вправе требовать исправить это.

  • Неисправное техническое оборудование. Сюда относят неработающие лифты и батареи в подъездах, текущие краны. Неисправности УК обязана замечать и устранять в сроки, прописанные в постановлении Госстроя РФ №170.

  • Информирование о работе управляющей организации. Управляющие компании оказывают услуги жителям домов. Потребители хотят быть в курсе деталей работы организации. Порядок раскрытия информации о действиях УК закреплен законодательством (Постановление Правительства РФ №731).

  • Ремонт здания. УК обязана вовремя организовывать капитальный и косметический ремонт дома. Поводом для заявки будут текущие крыши, аварийное состояние подъезда, разбитые окна (Статьи 39 и 156 Жилищного Кодекса РФ).

  • Контроль за внутриквартирным оборудованием. Управляющая компания контролирует состояние технического оборудования, которое находится в квартирах: проверяет счетчики воды и газа.

  • Перерасчет платы за оказанные услуги. Перерасчет за оказанные услуги происходит в двух случаях:

    • услуги не соответствуют нормам;

    • владелец отсутствовал по месту регистрации больше 5 полных календарных дней подряд.

Во втором случае нужно подтвердить отсутствие владельца документально и обратиться с заявлением об уменьшении оплаты за услуги (Постановление Правительства РФ №354).

Способы подать заявку в аварийно-диспетчерскую службу

Есть три способа подачи заявки:

Способ 1. Позвонить по телефону

Звонок по телефону

Позвонить по многоканальному телефону единой диспетчерской службы региона и оставить заявку. Заявка будет передана исполнителю, который свяжется для определения деталей работы.


Способ 2. Через мобильное приложение

Передать заявку в мобильном приложении

Управляющая организация использует мобильное приложение «ЖКХ: Личный кабинет», которое скачивают жители. Из приложения заявки передаются в несколько кликов. Подробнее


Способ 3. Через личный кабинет на сайте

Передать заявку через сайт

Жителям нужно зарегистрироваться в личном кабинете на сайте ЖКХ. В дальнейшем подавать заявки можно через личный кабинет.


Учет заявок через аварийно-диспетчерскую службу в 1С: Сайт ЖКХ

Система аварийно-диспетчерской службы в 1С: Сайт ЖКХ поможет управляющим компаниям поддерживать взаимодействие с жителями, повышать качество выполнения услуг и экономить время.


Возможности сайта по работе с заявками

  • регистрация заявок от жителей на проведение работ;

  • разделение по категориям, типам работ, статусам;

  • распределение, передача запросов на исполнение; 

  • определение сроков выполнения работ;

  • назначение исполнителей;

  • контроль за исполнением;

  • оповещения жильцам при помощи:

    • sms;

    • e-mail;

  • составление нарядов заказов;

  • списание материалов по итогу работ;

  • фильтрация заявок по адресу, периоду и прочим параметрам;

  • учет времени проведения работ;

  • планирование работ и количества расходного материала;

  • составление отчетов:

    • по заявкам;

    • по работе сотрудников; 

    • по расходу материалов.


Доступ к системе аварийно-диспетчерской службы для жильцов

Жителю удобнее подать заявку из личного кабинета Сайта ЖКХ, не приходя лично в офис управляющей организации или не дожидаясь соединения с диспетчером по телефону. Это не займет много времени.

Вы узнали, какие есть способы для учета заявок при управлении жилым фондом. Чтобы было легче работать с заявками жителей, выбирайте автоматизированные методы.




Дата обновления материала: июль 2019.

Вам также может быть интересно: Личный кабинет для жильцов
Как побудить жителей вовремя оплачивать услуги ЖКХ
Программа расчетов ЖКХ



Дополнительные продукты ЖКХ: