ТСН (и ТСЖ) ежегодно проводят собрания собственников: утверждают смету, тариф, план работ, выбирают подрядчиков, принимают решения по благоустройству. На практике часто используется заочное (или очно-заочное) принятие решений: жители получают бланк, заполняют и передают обратно.
В этом кейсе покажем, как мы создали онлайн рассылку для голосования в ТСН на базе 1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК (1С:ЖКХ). Мы добавили реквизиты, сделали печатные формы бюллетеней под шаблоны заказчика и настроили отправку по электронной почте — чтобы результаты электронного собрания ТСЖ/ТСН можно было получить быстрее и без ошибок.
Заказчик ведёт учёт в 1С:ЖКХ: начисляет услуги, рассчитывает льготы, принимает оплаты.
Ежегодные собрания организовывались так:
бюллетени формировали по шаблонам, вручную заполняли и рассылали (почта/печать);
ответы собирали и сводили вручную;
готовили протокол, доводили результаты до собственников и загружали документы в ГИС ЖКХ.
По сути, это было заочное принятие решений, но с высокой долей ручной работы. Поэтому заказчик решил автоматизировать подготовительную часть процесса: формирование бюллетеней и их рассылку.
Формы в документе 1С не подходили под требования товарищества
В 1С:ЖКХ есть документ «Голосование», но штатные печатные формы не совпадали с тем, что нужно заказчику: не хватало обязательных полей, табличная часть не соответствовала фирменным бланкам.
Ручное заполнение и рассылка отнимали время и давали ошибки
При ручной подготовке неизбежны опечатки в реквизитах и расхождения по площади/долям. Нередко возникала путаница, если у собственника несколько помещений. Даже на последнем этапе - при отправке - файлы чаще терялись.
Когда получателей сотни, заочное онлайн собрание оборачивается несколькими рабочими днями подготовки.
Команда «Тиражные решения 1С-Рарус» предложила следующие доработки:
Добавить новые печатные формы в документ «Голосование» — строго по шаблонам заказчика (для собственников и для членов ТСН).
Реализовать отправку бюллетеней по e-mail из 1С:ЖКХ — высылать документы «одной кнопкой», как при рассылке квитанций.
Расширили документ нужными полями
Добавлены реквизиты, чтобы бланк формировался по шаблону заказчика без ручных правок. Поля нужно заполнить один раз, затем необходимые данные автоматически попадают в печатные формы — это снижает количество ошибок и ускоряет подготовку, что важно для электронного голосования ТСЖ и ТСН.
Добавили две печатные формы бюллетеней по шаблонам Заказчика
«Бюллетень собственников»
«Бюллетень членов ТСН»
При этом учли особенность для товарищества собственников недвижимости: бюллетень формируется на каждого уникального собственника из реестра участников. Если у человека несколько помещений, они все перечисляются в одном документе, так меньше файлов и меньше путаницы.
Настроили рассылку бланков по электронной почте из 1С
Добавили кнопку «Отправить по почте» прямо из документа «Голосование». Один собственник получает на указанный в его карточке e-mail один файл со всеми его помещениями, участвующими в процедуре. Так онлайн голосование перестаёт быть ручной рассылкой файлов и становится управляемым процессом внутри 1С:ЖКХ.
Пользователь создаёт документ, выбирает реестр участников и темы, заполняет реквизиты (инициатор, адрес приёма, дата окончания, материалы).
1С:ЖКХ генерирует бланки по нужному шаблону:
«Бюллетень собственников»
«Бюллетень членов ТСН».
По кнопке «Отправить по почте» система рассылает документы адресатам.
После получения заполненных бюллетеней пользователь вручную вводит результаты по каждому помещению в документе.
По кнопке «Печать» выводится форма «Результаты», далее готовится протокол собрания и выполняется загрузка в ГИС ЖКХ по регламенту заказчика.
Оценку сделали на одном типовом ежегодном собрании ТСН (3 корпуса, 486 помещений, 412 уникальных собственников, 78% e-mail заполнены в базе).
с 10–12 часов до 1,5–2 часов сократился срок подготовки бюллетеней;
с 92% до 99% вырос процент корректных связок «собственник → помещения»;
с 8–12 случаев до 1–2 снизилось количество технических ошибок в реквизитах (дата, адрес приёма, ссылки на материалы);
с 34% до 56% выросла доля ответов в первые 5 дней;
на +7 п.п. увеличился общий процент участия в заочном онлайн голосовании, впервые пересек рубеж 70%.
Единый источник данных — реестр собственников и помещений уже в 1С:ЖКХ.
Один собственник — один бюллетень, даже если помещений несколько.
Шаблоны под требования заказчика — без ручных правок перед отправкой.
Онлайн голосование без внешних сервисов — рассылка из 1С, как квитанции.
Процедура сохраняет логику заочного формата: бюллетень → ответ → фиксация итогов → протокол.
Если адресов мало или они устарели, эффект от автоматизации ниже. Минимальный план:
собрать контакты через объявление/чат дома/приём граждан;
обновлять e-mail при каждом обращении;
закрепить согласие на электронное взаимодействие по вашему регламенту.
Оно повышает возврат бюллетеней. Достаточно указать срок окончания приёма, как вернуть (ответным письмом / по адресу приёма) и ссылку на материалы.
Мы не меняем юридическую процедуру собрания, но корректные реквизиты и структура бланка критичны.
Если вы проводите электронное голосование ТСЖ и устали от рутинной работы с бюллетенями, мы адаптируем печатные формы под ваши шаблоны и настроим рассылку из 1С:ЖКХ — чтобы принятие решения собственниками занимало часы, а не дни.
