Обработка данных по лицевым счетам — процедура, которую управляющие компании выполняют постоянно. За каждой сменой собственника стоит цепочка взаимосвязанных документов. И чем больше жилых комплексов в управлении, тем сложнее удерживать этот процесс под контролем.
Если автоматизировать обработку лицевых счетов, сотрудники перестают тратить время на рутинные операции и могут сосредоточиться на нестандартных ситуациях, которых в ЖКХ всегда хватает.
В 1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК (1С:ЖКХ) на каждого собственника открывается лицевой счёт, на него формируются начисления за жилищно-коммунальные услуги.
Если новый собственник появляется задним числом — документы подтверждают право собственности с прошедшей даты — дополнительно требуется корректировка уже выполненных начислений. Каждый такой случай — это несколько взаимосвязанных документов, которые нужно создать вручную в правильном порядке:
закрытие лицевого счёта;
аннулирование собственности;
открытие нового счёта;
регистрация собственности;
корректировка начислений — если счёт открывается задним числом.
Пропустить один документ или поставить неверную дату означало ошибку в начислениях, которая могла обнаружиться только в следующем расчётном периоде.
Данные о владельцах лицевых счетов могут меняться неоднократно.
Например, квартира последовательно принадлежала: застройщику, паевому фонду и покупателю. И информация об этом поступила в УК с опозданием на несколько месяцев. Каждое такое изменение требует пересчёта начислений за соответствующий период. Ошибка в одном звене цепочки искажает всю историю счёта, и восстановить корректную картину задним числом крайне сложно.
При массовом вводе нового ЖК всё это умножалось на количество квартир. Отдельная сложность: при загрузке автоматически подтягивался только один ответственный собственник. Данные об остальных жильцах и долях собственности вносились вручную через несколько разных обработок, и нередко разными сотрудниками: одни открывали счета, другие позже заполняли недостающие данные. Это создавало дополнительный риск: информация могла зависнуть на полпути и так и остаться неполной.
Команда Тиражные решения 1С-Рарус разработала решение на базе трёх блоков.
В помощник добавили поле для указания закрываемого счёта. Теперь при открытии нового система сама:
создаёт документ закрытия старого счёта;
аннулирует собственность с нужной даты;
переносит задолженность на новый счёт с корректной датой раздела.
Новая обработка работает с реестрами, где на одно помещение приходится несколько строк. При загрузке автоматически заполняется список:
жильцов, если их несколько;
собственников с учётом долей.
Когда даты загружаемого лицевого счёта пересекаются с уже существующими в базе, система самостоятельно выстраивает корректную хронологию:
находит конфликтующие счета;
формирует периоды до и после загружаемого счёта там, где необходимо;
генерирует корректировки начислений по всей цепочке.
Именно это позволяет корректно вставить промежуточного владельца в уже существующую историю счетов без ручной правки каждого документа.
Эффект проявился на всех уровнях: от единичной операции до массовых изменений.
В 8 раз быстрее оформляется одна смена собственника: с 30–40 минут до 3–5 минут.
С 2–3 дней до нескольких часов сократилось массовое закрытие или открытие лицевых счетов при смене ЖК (~500 помещений).
Кратное снижение ошибок в датах и составе документов — большинство операций система выполняет сама.
Незапланированный эффект для управляющей компании. Когда система начала автоматически выявлять конфликты дат при загрузке, на поверхность вышли несоответствия в уже существующих счетах, о которых никто не подозревал. УК смогла разобрать эти случаи, восстановить корректную историю начислений и обоснованно предъявить долги нужным владельцам.
Если вы работаете в управляющей компании и узнали в этом тексте свои задачи — напишите нам. Разберём вашу ситуацию и предложим, что можно автоматизировать в первую очередь.
