Заказчик: теплосеть с 500 тыс. абонентов, поставляет услуги теплоснабжения. Клиент ведёт биллинг физических и юридических лиц, а также претензионно-исковую работу (ПИР).
Решение: создание биллинговой системы на базе 1С: Управление теплосетью 2.
До старта проекта учет и биллинг в теплоснабжающей организации велся с использованием нескольких разрозненных учетных решений теплосети по следующим направлениям:
физические лица (ФЛ);
юридические лица (ЮЛ);
претензионно-исковая работа (ПИР) с должниками по теплоснабжению.
Такая архитектура не соответствовала современным требованиям к биллинговой системе теплоснабжения и существенно ограничивала возможности автоматизации расчетов за тепло.
Ключевой проблемой являлось полное отсутствие интеграции между учетными программными продуктами.
Используемые цифровые решения перестали справляться с текущими объемами данных и нагрузкой, характерными для современной ресурсоснабжающей организации. Незамедлительного устранения требовали следующие проблемы:
Длительный расчет месяца и блокировка пользователей
Расчет начислений за тепловую энергию занимал до 7 календарных дней. На период выполнения расчета доступ пользователей к учетным программам блокировался или требовал работы в копии учетных баз.
Потеря данных и разрушение лицевых счетов теплосети
Устаревшая учетная система не справлялась с ростом массивов данных. Ежемесячно по ряду лицевых счетов происходило разрушение цифровых данных. Из-за этого приходилось открывать новые лицевые счета и вручную восстанавливать историю начислений и оплат.
Недостаток данных для управления и претензионно-исковой работы
Отдельной проблемой стало отсутствие в учетных системах теплосети части критически важной информации, необходимой для принятия управленческих решений.
Отсутствие учета фактической задолженности абонентов теплосети
В программах не фиксировались:
фактическая задолженность по пени;
суммы госпошлины;
почтовые и сопутствующие расходы по ПИР.
Из-за этого подразделения теплосети не могли корректно вести претензионно-исковую работу и объективно оценивать финансовое состояние дебиторской задолженности, что снижало эффективность работы с должниками.
Высокая доля ручного труда и ошибки в учете
Обмен данными между подразделениями и программами, внесение значительных объемов информации (сведения о приборах учета тепловой энергии, показания теплосчетчиков и пр.) осуществлялся вручную — с помощью Excel-файлов. Фактически учет биллинга теплоснабжающей организации велся фрагментарно. Это увеличивало вероятность ошибок и замедляло процессы биллинга.
Неготовность к изменениям законодательства и интеграциям
Изменения бизнес-процессов и законодательства требовали регулярных доработок функционала учетных решений теплосети. Этому препятствовал ряд факторов:
отсутствовали специалисты для развития устаревших решений теплосети;
сами системы имели серьезные технические ограничения.
возникла потребность в интеграции с внешними платформами: государственными органами, колл-центром, личными кабинетами абонентов теплосети. Устаревшие программы биллинга не поддерживали современные технологии интеграции, что полностью блокировало дальнейшую цифровизацию теплоснабжения.
В силу выявленных проблем было принято стратегическое решение о цифровой трансформации процессов биллинга теплоснабжения. Основной целью проекта стало повышение эффективности процессов, подразделений и теплосети в целом. Для этого были поставлены задачи:
Переход на единую информационную систему, обеспечивающую централизованный учет по ПИР, физическим и юрлицам.
Интеграция учетной программы с внешними информационными системами — государственными органами, колл-центром и личными кабинетами абонентов.
В рамках предпроектного обследования и анализа существующих на рынке решений для биллинговых систем теплоснабжения была проведена оценка функциональных возможностей специализированных программных продуктов. По итогам анализа в качестве базовой платформы была выбрана 1С: Управление теплосетью 2. Данный продукт на момент выбора на 85% соответствовал требованиям клиента.
Для реализации проекта внедрения 1С Управление теплосетью 2 клиент выбрал команду «Тиражные решения 1С-Рарус» как подрядчика, обладающего практическим опытом автоматизации биллинговых систем теплоснабжения и глубоким пониманием требований законодательства в сфере ЖКХ и ресурсоснабжения.
Проект автоматизации биллинга теплоснабжения был реализован поэтапно, что позволило минимизировать риски и обеспечить плавный переход с устаревших учетных программ на единую информационную платформу 1С: Управление теплосетью 2.
Работы по автоматизации учета физических лиц (ФЛ) стартовали параллельно с развитием блока автоматизации учета юридических лиц (ЮЛ). Реализация включала несколько шагов.
Шаг 0. Обследование и формирование требований
В начале наша команда выполнила комплексное обследование, в рамках которого был проведен анализ:
структуры подразделений теплоснабжающей организации;
архитектуры текущих информационных систем;
потоков данных между системами и подразделениями.
Дополнительно был выполнен детальный анализ бизнес-процессов теплосети, собраны пользовательские требования. Также сформированы миграционные, интеграционные, функциональные и нефункциональные требования к системе.
Это позволило заложить основу для масштабируемой и устойчивой биллинговой системы теплоснабжения.
Шаг 1. Проектирование и разработка функционала
Все требования были структурированы и упорядочены по приоритетам, согласованным с руководителями и ключевыми пользователями подразделений. На их основе было подготовлено техническое задание, выполнено техническое проектирование, а также реализованы разработка, тестирование и сдача-приемка функционала. Требования с низким приоритетом были перенесены на этап поддержки промышленной эксплуатации и дальнейшего развития решения.
Шаг 2. Миграция данных и пилотная эксплуатация
Для обеспечения корректного перехода на новую программу были спроектированы и протестированы правила миграции данных теплосети, позволившие перенести исторические данные из устаревших систем без остановки учета.
С учетом сжатых сроков миграции (между закрытием и открытием расчетного месяца) была использована технология многопоточной обработки данных по теплоснабжению. Это существенно сократило время переноса информации.
На этапе пилотной эксплуатации ключевые пользователи теплосети проводили опытное тестирование платформы с реальными данными. По итогам пилота были устранены замечания и собраны дополнительные требования, включенные в реестр развития решения.
Шаг 3. Обучение пользователей теплосети
Для пользователей были проведены обучающие сессии, в ходе которых они самостоятельно выполнили работу с функционалом программы теплосети в соответствии с их бизнес-процессами. Наши бизнес-аналитики оперативно обрабатывали возникающие вопросы, а также собирали замечания и поступающие требования. В результате обучения пользователи познакомились с функционалом и получили практические навыки работы с ним.
Шаг 4. Запуск и поддержка промышленной эксплуатации
На этапе поддержки промышленной эксплуатации устранялись выявленные замечания, обрабатывались возникающие вопросы пользователей, собирались новые и реализовывались приоритетные требования.
Также были реализованы отложенные требования, спроектированы, реализованы и внедрены интеграции с личными кабинетами пользователей теплосети и внешними системами сбора показаний приборов учета (в том числе и через Телеграм-бот), колл-центр и др.
Работы по автоматизации учета юридических лиц (ЮЛ) включали аналогичные автоматизации учёта ФЛ этапы внедрения, за исключением добавления интеграции с 1С:Бухгалтерия предприятия. Интеграция с с 1С:Бухгалтерия предприятия требовалась для ведения бухгалтерского учета взаиморасчетов с контрагентами (ЮЛ) и содержала в себе следующие подсистемы:
миграцию данных о взаиморасчетах с абонентами теплосети;
учет договоров с контрагентами;
синхронизацию данных между двумя информационными системами.
Данные по ФЛ и ЮЛ загружали из нескольких источников в одну общую базу, из-за ведения их в разных системах они существенно различались. Поэтому были выполнены работы по нормализации справочной информации по данным инженерных сетей, зданий и участков теплосети.
В рамках автоматизации учета пени и ПИР были выполнены аналогичные этапы работ, которые были начаты после запуска промышленной эксплуатации блока ФЛ.
Ключевой сложностью стала высокая разрозненность данных теплосети: районные управления вели учет в отдельных копиях систем и Excel-файлах. Для переноса данных в новую систему был организован процесс сбора, унификации и нормализации данных, после чего выполнено проектирование и разработка миграции.
Бизнес-процессы ПИР существенно отличались от типовых, поэтому функционал 1С: Управление теплосетью 2 был адаптирован под специфику клиента:
Массовая обработка дел
Новая система позволяет формировать списки должников теплосети по заданным критериям отбора. Массовую рассылку претензий и подготовку исковых заявлений теперь можно выполнять единым пакетом.
Полная автоматизация документов
Реализована подготовка пакета нужных документов для печати, а также автоматический расчет госпошлины в зависимости от выбранных параметров иска.
Гибкое судопроизводство
Теперь система поддерживает различные предметы исков (денежные, неимущественные, смешанные) и варианты формы подачи (исковое заявление, судебный приказ).
Интеллектуальная автоматизация процессов
Внедрена автоматическая проверка погашения задолженности после этапа отправки претензий. Если долг закрыт, соответствующие дела автоматически снимаются с дальнейшего искового производства, что снижает нагрузку на юристов. Всю историю и иерархию судебных решений по каждому иску можно наглядно отслеживать через систему учета обжалований.
Работа с архивами
Обеспечена возможность загрузки и систематизации данных по архивным судебным делам. После этапа доработок также были выполнены пилотная эксплуатация, обучение пользователей и запуск промышленной эксплуатации.
В результате проекта была реализована единая биллинговая система теплоснабжения на базе 1С: Управление теплосетью 2, в которой:
Разрозненные данные интегрированы в единое информационное пространство.
На 30% снижены трудозатраты сотрудников теплосети: автоматизированы рутинные операции и снижена доля ручного труда.
В 10 раз быстрее стало проходить закрытие месяца.
Практически исключены ошибки пользователей благодаря контролю со стороны системы.
Устранены ключевые проблемы учета и расчетов, выявленные на старте проекта.
Обеспечена возможность интеграции с внешними системами и дальнейшего развития.
Проект стал основой для цифровой трансформации теплоснабжающей организации, ускорил и усовершенствовал процессы теплосети. По итогам внедрения клиенту была передана полная проектная документация, пользовательские инструкции и другие артефакты, необходимые для дальнейшей эксплуатации и масштабирования решения.
Оставьте заявку и мы проведем экспресс-анализ текущего состояния учета теплоснабжения, а также:
предложим оптимальную архитектуру решения на базе 1С;
оценим сроки и стоимость внедрения;
покажем, как перейти на единую биллинговый контур без рисков для расчетного периода.
Свяжитесь с нами, чтобы обсудить ваш проект по автоматизации биллинга теплоснабжения.
