К нам обратился поставщик тепловой энергии для отопления зданий. У Заказчика не было единой системы: учет обслуживания котельных и ремонтов велся в разрозненных Excel-файлах, также данные по подразделениям и объектам хранились в программе 1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК.
Заказчик: ресурсоснабжающая организация
Проект: доработка конфигурации 1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК под задачи котельных.
Нужно было решение, которое позволит:
Вести учет технического обслуживания котельных и учет ремонтов котельного оборудования;
формировать график регламентного обслуживания котельных;
хранить историю обслуживания оборудования котельной;
автоматизировать наряды на техническое обслуживание котельной;
наладить контроль складских остатков запчастей и планирование закупок.
Оборудование обслуживали с разной периодичностью: раз в квартал, полгода или год. Для каждого типа оборудования нужны свои материалы и запчасти. Причем часть должна быть в резерве для аварий.
Срыв сроков планового обслуживания
Не было автоматического планирования, регламентное обслуживание котельных переносили. В итоге минимум одна котельная каждый квартал требовала срочного вмешательства.
«Аварии всегда случаются не вовремя. Сильный мороз, праздники или длинные выходные… Люди жалуются. Мы понимаем, что этого можно было избежать, если бы плановое обслуживание выполнялось вовремя.» (Представитель Заказчика)
Увеличение длительности ремонтов
Часто не хватало комплектующих, ремонт останавливали и срочно искали запчасти. Это вызывало жалобы жителей - были обращения в прокуратуру.
Избыточные расходы на материалы
Не было общей картины по остаткам и планам расхода. Закупки делали «в последний момент» и по менее выгодным условиям.
Команда «Тиражные решения 1С-Рарус» подготовила доработки конфигурации 1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК. Цель — сделать учет обслуживания котельных в 1С единым и управляемым.
Что реализовали:
Справочники оборудования и компонентов. Появились карточки объектов и структура узлов.
График технического обслуживания котельной с разной периодичностью.
Календарь обслуживания котельного оборудования и уведомления о сроках ТО.
Автоматическое формирование нарядов на ТО и ремонт.
Учет материалов и запчастей для котельных: остатки, потребность, дефицит.
Планирование закупок и быстрые заказы поставщикам.
Отчеты по выполненным и запланированным работам, а также по расходу материалов.
В результате появилась единая система контроля. Она закрыла планирование обслуживания котельных, учет работ и контроль складских запасов.
Заказчик внес исходные данные в 1С:
список котельных;
перечень оборудования и узлов;
отдельные единицы техники с индивидуальной историей;
виды работ, периодичность и нормы материалов.
Так мы учли реальные условия эксплуатации по каждому объекту.
Настроили рабочее место для планирования. Система формирует график ТО котельных автоматически. Она учитывает предыдущие плановые и внеплановые ремонты, а также заданную периодичность.
На основе плана 1С формирует наряды на обслуживание котельной из следующих элементов:
объект и оборудование;
сроки;
ответственный сотрудник;
перечень работ;
нужные материалы и запчасти.
Нагрузка на сотрудников снизилась, и ошибок ручного ввода стало меньше.
Настроили контроль складских остатков. Система показывает дефицит и прогнозирует потребность. Пользователь получает уведомление и может оформить заказ поставщику.
Чтобы учет был полноценным, важно фиксировать не только факт работ, но и всю «обвязку»:
перечень котельных и оборудования;
периодичность работ и регламенты;
учет ТО и ремонтов по каждой единице техники;
история обслуживания и причины внеплановых работ;
наряды и исполнители;
материалы и запчасти, нормы и фактический расход;
отчеты по выполненным и запланированным операциям.
Отдельный фокус проекта — учет запчастей для котельных и материалов:
остатки по складу;
потребность “под график” и под аварийный резерв;
закупки можно планировать заранее;
меньше срочных заказов и переплат.
Именно этот блок дал быстрый эффект в экономике.
Снижение затрат на материалы на 8% уже в первый квартал
Закупки стали плановыми. Появилась возможность выбирать более выгодные условия поставок.
Экономия более 30 часов рабочего времени ежемесячно
Сотрудники работают в одной системе. Не нужно сверять данные в Excel и перепроверять вручную.
Сокращение аварийных ситуаций и жалоб
Регламентные работы выполняются вовремя. Риск выхода оборудования из строя снизился.
Улучшение внутреннего климата в коллективе
Меньше “авралов” и срочных ремонтов. Нагрузка стала ровнее. Заказчик отмечает, что атмосфера в команде улучшилась.
Система готова к развитию. Функциональность можно расширять без замены базового решения.
Заказчик хочет равномерно распределять нагрузку на мастеров. Плановые работы можно сдвигать на несколько дней вперед или назад. Так одна бригада сможет закрывать несколько объектов подряд.
Еще одно пожелание — учитывать специализацию мастеров и их графики. Например, отпуск или больничный. Система сможет корректировать план автоматически.
Если перед вашей компанией стоят похожие задачи — нужен учет обслуживания котельных, контроль ремонтов, учет материалов и запчастей, планирование закупок и снижение аварийности — свяжитесь с командой «Тиражные решения 1С-Рарус». Мы разберем процессы и предложим доработки под вашу специфику.
