Управляющие компании регулярно работают с начислениями, платежными документами, задолженностью и пенями. Пока корректировка взаиморасчетов требуется по одному лицевому счету, стандартного механизма программных продуктов обычно достаточно. Но когда нужно обработать сразу группу лицевых счетов (ЛС) по одному дому, ручной порядок начинает тормозить работу расчетного отдела.
В этом кейсе задача возникла в двух типовых сценариях. Первый — списание 100% пеней за выбранный период при условии полного погашения основного долга. Второй — массовая обработка задолженности при уходе дома от управляющей компании, когда нужно быстро провести списание по множеству лицевых счетов. В обоих случаях сама операция в программе была возможна, но ее выполнение требовало слишком много одинаковых действий.
Ниже разберем, как удалось сократить объем ручной работы и адаптировать документ под массовую обработку лицевых счетов.
В типовом сценарии работа по списанию долга выглядит так:
Пользователь открывает документ «Корректировка взаиморасчетов ЖКХ».
Выбирает вид операции «Списание задолженности».
Указывает нужный лицевой счет.
Запускает команду «Заполнить».
После этого документ автоматически подбирает данные по начислениям, долгам и переплатам.
Для единичной операции такой порядок рабочий. Но когда лицевых счетов много, этот порядок становится неудобным:
По каждому ЛС приходится создавать отдельный документ.
Для каждого документа нужно заново запускать заполнение.
Затем сотрудник проверяет строки и проводит документ по каждому лицевому счету отдельно.
Если списать нужно только пени за определенный период, после заполнения приходится вручную удалять лишние виды начислений и месяцы.
В результате массовое списание задолженности по дому превращается в серию однотипных ручных действий, которые отнимают много времени у расчетного отдела.
В результате простая на первый взгляд операция начинает занимать непропорционально много времени.
Задача: сократить трудозатраты при массовом списании задолженности.
Для этого требовалось убрать ручной цикл из десятков однотипных документов и дать пользователю возможность задавать правила отбора сразу на уровне одного документа.
Отдельный акцент был на двух рабочих сценариях:
УК принимала решение списать 100% пеней за определенный период для всех ЛС дома при условии полного погашения основного долга за тот же период.
Полное списание задолженности по всем ЛС в связи с уходом дома от УК, невозможностью взыскания или передачей долга новой управляющей организации.
Логику документа переработали под массовый сценарий:
Лицевой счет убрали из шапки документа, вместо него добавили новую табличную часть «Лицевые счета». В нее пользователь может добавлять нужные ЛС вручную или через подбор. За счет этого документ перестал быть завязан на один лицевой счет и стал рассчитан на работу со списком.
В шапке появились отборы по виду начисления и периоду.
Отдельно доработали связь между новой таблицей лицевых счетов и уже существующими табличными частями. Когда пользователь выбирает ЛС в верхней таблице, в нижних вкладках он видит только строки, относящиеся к этому лицевому счету. По такому же принципу отображаются информационные поля по задолженности. Это упростило не только массовое заполнение, но и контроль результата по каждому ЛС.
После доработки сотрудник сначала задает параметры операции: при необходимости выбирает вид начисления, указывает период и формирует список лицевых счетов.
Затем запускает заполнение. Программа подбирает данные сразу по всем ЛС из табличной части, а не по одному счету из шапки.
Если нужно списать только пени за выбранные месяцы, отбор срабатывает сразу при заполнении. Если требуется полное списание задолженности, документ формируется без дополнительной ручной чистки по каждому лицевому счету. При проведении система также использует ЛС из новой табличной части, а не старую логику с одним счетом в шапке.
Для пользователя это меняет сам принцип работы. Теперь пользователь один раз задает правила и обрабатывает группу лицевых счетов в рамках одного документа.
После доработки документа «Корректировка взаиморасчетов ЖКХ» проявился выраженный положительный эффект в ежедневной работе расчетного отдела.
С 8–16 часов до 1 часа сократилось время на массовое списание задолженности До внедрения изменений обработка дома на 150 лицевых счетов занимала почти весь рабочий день или переходила на следующий. После перевода операции в массовый формат тот же объем работы стал закрываться в пределах одного рабочего часа, включая заполнение, проверку и проведение документа.
Со 150 документов до 1 документа сократилось количество однотипных операций Ранее списание выполнялось отдельно по каждому лицевому счету. После доработки работа ведется в одном документе со списком ЛС.
До 80–90% снизился объем ручной корректировки строк.
В сценариях, где нужно списать только пени за выбранный период, раньше сотрудник вручную удалял лишние начисления и месяцы почти в каждом документе. При массовой обработке лицевых счетов это создавало постоянный риск ручных ошибок: в документе могли остаться лишние начисления, неверные месяцы или неполностью очищенные строки.
Теперь массовое списание задолженности по лицевым счетам стало занимать меньше времени, количество однотипных операций сократилось, а ручная правка после заполнения документа перестала быть постоянным этапом работы.
С точки зрения бухгалтера и расчетного отдела задача выглядит как ускорение конкретной операции в 1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК. Но для руководителя УК или ТСЖ эффект шире:
проще планировать сроки обработки задолженности;
удобнее распределять нагрузку между сотрудниками;
быстрее закрывать массовые сценарии по дому.
Это особенно заметно в ситуациях, когда корректировка взаиморасчетов связана не с единичным исключением, а с массовыми действиями, где важны сроки и аккуратность исполнения.
В первую очередь такая адаптация 1С:ЖКХ нужна тем управляющим компаниям, у которых большой объем лицевых счетов и регулярно возникают массовые операции по задолженности.
Решение особенно актуально для:
УК, где расчетный отдел работает с домами с большим количеством ЛС;
ТСЖ и ТСН, которым нужно быстро проводить списание пеней по условиям акции;
организаций, которые сопровождают передачу домов и обрабатывают задолженность сразу по группе лицевых счетов;
команд, где важно снизить ручную нагрузку на специалистов по начислениям и взаиморасчетам.
Если сотрудники регулярно тратят много времени на одну и ту же рутинную операцию в 1С, это повод посмотреть на процесс не как на неизбежную нагрузку, а как на задачу для цифровизации. Во многих случаях речь не идет о полной перестройке учета. Достаточно точно адаптировать рабочий сценарий под реальные действия пользователей, чтобы убрать лишние повторяющиеся шаги, сократить рабочие часы и снизить количество ручных ошибок.
Кейс команды «Тиражные решения 1С-Рарус» как раз показывает такой подход. Массовое списание задолженности по лицевым счетам осталось той же учетной операцией, но после доработки стало выполняться быстрее, удобнее и с меньшей нагрузкой на расчетный отдел. Для УК, ТСЖ и ТСН это практичный способ сделать работу с задолженностью более управляемой без лишних потерь времени на рутину.
