Управляющая компания каждый месяц формирует несколько сотен счетов для контрагентов в программе 1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК. Документы нужно отправлять по электронной почте, чтобы контрагенты своевременно получали счета на оплату.
В типовом сценарии 1С ЖКХ можно массово выставлять счета нескольким контрагентам. Для заказчика этого было недостаточно: после формирования документов сотруднику приходилось вручную отправлять каждый счет отдельным письмом.
Чтобы сократить повторяющиеся действия, для заказчика реализовали механизм рассылки счетов из 1С. Теперь сотрудник выбирает период, проверяет список документов и отправляет счета контрагентам из одной обработки.
Процесс занимал много времени. Требовалось вручную выполнить ряд рутинных повторяющихся задач:
открыть документ;
подготовить письмо;
проверить адрес получателя;
отправить счет.
Такой порядок увеличивал трудозатраты и снижал удобство контроля.
В дополнение к этому при ручной отправке нужно было постоянно проверять:
какой счет уже ушел контрагенту;
какой еще остался в работе;
по какому документу нужно уточнить адрес электронной почты.
Для управляющей компании это создавало несколько рисков:
часть времени сотрудника уходила на техническую отправку документов;
появлялся риск пропустить счет при большом объеме рассылки;
сложнее было контролировать список отправляемых документов;
отправка счетов зависела от ручной проверки каждого письма;
регулярная задача повторялась каждый месяц без изменения логики работы.
Заказчику нужен был инструмент, который позволит выполнять рассылку счетов из 1С по выбранному периоду и управлять списком документов перед отправкой.
Новый механизм делает отправку счетов более понятной и управляемой. Сотрудник работает не с каждым документом отдельно, а со списком счетов за выбранный период.
Пользователь указывает период рассылки, например с 01.01.2025 по 31.01.2025. Это помогает быстро подготовить документы за нужный расчетный месяц или другой рабочий интервал.
После нажатия кнопки «Заполнить» обработка отбирает документы «Счет покупателю», созданные за выбранный период. Сотруднику не нужно вручную искать счета в базе и переносить их в отдельный список.
Перед отправкой пользователь видит список документов. Его можно отредактировать: добавить нужный счет вручную или удалить документ, который не должен попасть в рассылку.
Такой шаг сохраняет контроль за отправкой и помогает учитывать нестандартные ситуации по отдельным контрагентам.
После проверки списка сотрудник нажимает кнопку «Отправить». По каждому счету создается письмо на электронную почту контрагента, указанную в документе или карточке по типовому механизму 1С.
Вместо последовательной ручной отправки сотен писем пользователь запускает рассылку из одного окна.
После доработки управляющая компания получила внешний механизм для отправки счетов из 1С:ЖКХ без ручной подготовки каждого письма и ощутимый результат в цифрах:
300 счетов в месяц в одной рассылке
Раньше сотрудник отправлял счета контрагентам по одному. После доработки документы «Счет покупателю» подбираются за выбранный период и отправляются из общего списка.
Больше 1 рабочего дня экономии ежемесячно
При ручной отправке одного счета вместе с проверкой документа, адреса и письма может уходить несколько минут. Для трёх сотен счетов это часы работы, складывающиеся в более чем день труда сотрудника. После доработки основное время занимает проверка списка перед отправкой.
Отправка счетов за 10–20 минут вместо нескольких часов
Подбор документов выполняется автоматически по периоду. Пользователь только проверяет список счетов.
Меньше риска пропустить счет
Обработка самостоятельно формирует список документов и снижает зависимость от ручного поиска документов.
Меньше ошибок - меньше конфликтных ситуаций с контрагентами
В управляющей компании почти исчезли рекламации на тему несвоевременно пришедшего счета. Своевременная отправка всех счетов помогла ускорить поступление оплат от контрагентов и сделать денежный поток компании более предсказуемым.
Работа остается в привычной базе 1С:ЖКХ
Управляющей компании не нужно переносить счета в отдельные таблицы или сторонние сервисы. Рассылка выполняется внутри рабочего сценария 1С с использованием имеющихся данных по контрагентам.
Такая доработка подойдет организациям, которые регулярно формируют счета в 1С и отправляют их большому количеству контрагентов.
Механизм может быть полезен:
управляющим компаниям;
ТСЖ, ЖСК и расчетным центрам;
организациям, которые ежемесячно отправляют множество счетов;
компаниям, которым нужно рассылать документы по выбранному периоду;
пользователям 1С, которым не хватает типового сценария массовой отправки счетов.
Особенно заметный эффект появляется при регулярной рассылке: чем больше документов формируется каждый месяц, тем важнее удобный механизм отбора, проверки и отправки счетов.
Автоматизация рассылки счетов стала первым этапом развития системы документооборота клиента. По такому же принципу можно настроить автоматическую отправку и других документов, которые компания регулярно формирует в 1С и направляет контрагентам.
Например, для этого же клиента дополнительно была реализована рассылка актов об оказании услуг. Это позволило сократить ручную работу сотрудников не только при отправке счетов, но и при передаче закрывающих документов.
Такой подход можно развивать поэтапно: сначала автоматизировать самый трудоемкий процесс, а затем подключать новые виды документов с учетом задач компании и особенностей ее документооборота.
Процесс отправки счетов контрагентам можно упростить - так компания высвобождает время сотрудников для проверки там, где это необходимо, устраняя рутинные операции. Команда Тиражные решения 1С-Рарус помогут оценить текущий сценарий, предложить доработку и реализовать механизм рассылки счетов по электронной почте.
Оставьте заявку, чтобы обсудить отправку счетов из 1С и подобрать удобный формат доработки под вашу задачу.
Вам также может быть интересно: Автоматизируй расчёт льгот в ЖКХ: сократи 35 часов ручной работы в месяц Интеграция 1С:Сайт ЖКХ с чат-ботом MAX: как автоматизировать обращения жителей и снизить нагрузку на УК Как УК автоматизировала массовое списание задолженности и пеней по лицевым счетам в 1С:ЖКХ
